首頁中文書商業財經企業管理 〉1分鐘進擊工作術, 文具手帳秘技! 時間控管再提升, 突破瞎忙, 擺脫加班生活
商品訊息
作者書籍
1分鐘進擊工作術, 文具手帳秘技! 時間控管再提升, 突破瞎忙, 擺脫加班生活

1分鐘進擊工作術, 文具手帳秘技! 時間控管再提升, 突破瞎忙, 擺脫加班生活
サクッと1分間一日の仕事時間割


作者  /  桃山透

譯者  /  許郁文

出版社 / 智富出版有限公司

出版日期 / 2014/05/07

商品語言 / 中文/繁體

裝訂 / 平裝

定價 / NT$250

售價 / 9折, NT$ 225

※ 無庫存


1分鐘進擊工作術, 文具手帳秘技! 時間控管再提升, 突破瞎忙, 擺脫加班生活 其它優惠/消息


introduction all_character catelog


內容簡介

加班生活已經變成習慣…
如果這些問題困擾著你,本書將會拯救你!

●節省時間 收納小型文具的筆筒、透明鉛筆盒。
●工作必備 桌上抽取型便條台、抽取式標籤、十分鐘時間管理貼紙。
●空間擺設 常用文具放在抽屜靠外側就能迅速找到、利用牆壁擺放物品。
●文件管理 檔案夾標註顏色「藍色屬於重要」、「紅色屬於緊急與注意」
●備忘 手環型的備忘標籤戴在手腕上、名片式備忘錄。

匯集提升工作效率的文具精華,創造超高完成率!

桃山透在日本經濟新聞撰寫專欄,擅長工作術及整理術,首創以文具來控管工作時間、管理文件。

太生火!文具控心動、搶購大熱門!
Post-it 狠黏標籤 (3M)
手環型的備忘標籤「List-it」(hi-mojimoji)
十分鐘時間管理貼紙 (KANMIDO)
「Work-Dash」原子筆 (ZEBRA)
螢光筆「MILDSIGN」 (ZEBRA)
繫帶式「Ruled Pocket」 (MOLESKINE)
MEMORANDUM備忘卡 (MIDORI)
Wallkie Pen原子筆 (SANPO)

好煩!又要加班…
工作好像永遠都做不完…
老是要花時間找辦公文具及資料…
你有這些困擾嗎?
作者利用簡單收納整理術及文具小物擺脫你每天加班的窘境!

上班族必學工作術!
文具運用提昇工作力大公開!

花點心思空間收納,環境整潔、物品拿取真方便
●迅速找到需要文具
放常用文具小筆筒。
透明鉛筆盒,拿取一目瞭然。
運用掛勾、磁鐵膠帶放其餘用品,增加物品擺放空間。

●抽屜分層收納,資料拿取流暢
上層抽屜:常用的文具擺在外側。
中層抽屜:將東西收納,抽屜內部空間比較容易規劃。
下層抽屜:運用紙盒擺放資料,外側順序排列位置:未處理→暫存→保管
*以順手拿取為東西收納的準則。

效率超高獨家工作術
●文件色彩管理,顏色區分工作重要性
文件標籤貼在右上角「藍色屬於重要」、「紅色屬於緊急與注意」、「黑色普通」、「綠色補充」。
給客戶資料標註「紅色」,自己的文件標註「藍色」。

●創造工作成果的時間分配術
例行文書作業用零碎時間完成。
在兩個重要工作間安插文書作業,增加效率。
無心工作就做重要的工作。
進行簡單工作,找回節奏。
期限吃緊,就搶先一步去做。

●運用瑣碎時間就能寫出超完美企劃書
空閒時間發想創意。
最短時間內完成要先寫好概要再廣納建言。
將過去企劃書重謄成現在的風格。

應用這些技巧,你就能輕鬆掌控時間,不再被堆積如山的工作追著跑!


☆工作進入撞牆期
不管是誰,都曾經有過拼命工作,卻抓不住工作節奏的經驗,往往越重要、困難的工作,就越容易陷入困境。
一旦陷入這種狀況,工作就得花上比預期更多的時間才能完成,完成度不佳,身心將累積沉重的壓力,還浪費了時間,導致一整天的規劃完全崩潰。
越是想要爬出泥沼,就容易越陷越深,所以一定要趕快找出對策。

☆強制結束工作,避免浪費時間
如果覺得某項工作難以繼續,不妨暫停一下,先進行另一項工作。
等到工作完成後,再回頭執行先前遇到瓶頸的工作,此時腦袋的思緒可能變得更為清晰,有機會突破之前的盲點。
這樣暫時調換工作的順序,能減少時間的浪費,能減少壓力。

☆正確暫停反而能提升工作效率
通常工作做得正順,都會希望在適合告一段落的部分暫停一下,可是暫停過後,常常找不回原本工作的節奏,想必大家都曾遇過這種情況。
實際就腦科學來看,工作不該在適合告一段落的時候暫停,這在心理學裡稱為「蔡格尼 效應」(Zeigarnik effect)。
德國心理學家蔡格尼認為,大膽地在最重要的部分中斷工作,反而能在腦海裡留下鮮明的印象,之後較容易重新掌握住工作節奏。
根據蔡格尼效應,為了掌握工作節奏,建議大家在需要長時間工作中,每一小時至一個半小時休息,而不要理會工作進度突然中斷。

覺得工作不順?從文書作業調整節奏
*從簡單的工作開始執行,找回工作的節奏感

☆脫離工作不順的深淵
如果覺得工作不順,可先進行文書作業這類較為輕鬆的工作,試著找回原有的工作節奏。
甚至可以預先完成明天的文書作業。
急著完成重要的工作反而浪費時間,所以工作不順時的對策就是別一直陷在不順的情緒。

在低潮時勉強自己工作,不僅無法脫離低潮,有時反而陷入更深的深淵。
長期的低潮,會導致時間浪費,所以先找出低潮的起因,才有機找到脫離低潮的捷徑。

☆執行重要的工作已提振士氣
相信每個人都有過無心工作的時候。
此時不妨著手進行重要的工作。
很多人會對這個建議感到錯愕,這是因為人類的大腦總是喜歡往輕鬆的方向去想,因此偶爾需要提振一下士氣。

如果一直在意重要的工作反而會令人喪失工作鬥志。
在不想工作時進行重要工作,反而一切變得順利的例子其實十分常見。
一旦重要的工作能順利地進行,在其他工作上能變得鬥志高昂,漸漸地找回原本的工作節奏。
無心工作,通常只是情緒層面的問題。
如果做了重要的工作還是無法找回想工作的心情,不妨與身體狀況不佳的情況一樣,改為進行簡單的文書作業。

要注意的是,別急著將工作完成,即便工作再怎麼順利,期限再怎麼寬鬆,一下子進度超前太多,會自己後繼無力。

操之過急,反而會犯下意想不到的錯誤。
「寬鬆地安排時間是不變的鐵律」,請大家務必記得這點。

分類整理,處理文件更容易
*將文件分類成「未處理」、「暫存」、「保留」三種,迅速找到需要的文件

☆下層抽屜的分類的空間
辦公室下層抽屜,絕對是收納文件的最佳空間。
這個抽屜實際存放的只有文件及橫躺式檔案盒。
在下層抽屜裡放四、五個橫躺式檔案盒,然後依序從外側的檔案盒分類成「未處理」、「暫存」、「保留」,依照文件的處理進度收納文件。
之後只需要隨著工作的進度移動文件,就能隨時找到需要的文件。
工作完成時,不需要保留的文件就應該銷毀,應該定期檢視保留的文件中有沒有需要銷毀的部分。
下層抽屜裡放了五個檔案盒,可視哪個分類的文件較多,將較多的檔案盒分配給該分類,例如:「未處理」的檔案盒一個、「暫存」分類一個,「保管」分類三個的分類方式。
像我使用的是「檔案盒 A4橫躺式」(KOKUYO S&T)。這種檔案盒是紙作的,不會對抽屜造成過度的負重。

☆提升作業效率的直立式檔案盒
如果公司允許在桌上放置直立式檔案,可在桌子右後方擺兩個檔案盒。
左側的檔案盒可用來收納天的工作文件,一旦文件處理完成,可將需要保管的文件移往右側的檔案盒,不需要保管的文件就下銷毀。
這樣就不用為了拿文件而不斷開關抽屜,一伸手就能拿到需要的文件,工作動線會變得流暢許多。
需要保管的文件可在天工作結束後,統整至下層抽屜裡的「保管」檔案盒。
直立式檔案盒最好選購耐用的塑膠製品,該顧慮方便拿取文件這點挑選前開式的款式,為了方便將文件立起來,最好選擇側面面積較大的設計。
最推薦的直立式文件盒是有防滑設計的「防滑式檔案盒 A4S」(Plus)。
我另外推薦在檔案盒底部貼上「Pritt膠條」(KOKUYO S&T),將檔案盒固定在桌面,以免在拿取文件時,不小心移動檔案盒的位置。

運用色彩管理規則,一眼分辨工作的性質①──檔案
*「藍色是重要」、「紅色是緊急、注意」,色彩規則可幫助分類

☆利用藍色與紅色的檔案夾,使工作依照時間規劃完成
許多常因分不清輕重緩急而搞砸工作,此時不妨在檔案夾表面標註顏色,以視覺的方式分類工作,就能解決因忘記,而無法完成工作的問題。
依照工作的性質以顏色分類,例如:「藍色屬於重要」、「紅色屬於緊急與注意」,能我們一眼分辨工作的重要性。
例如:專案這類重要工作可標上藍色,將其分類為必須與客戶逐一確認細節的工作,而緊急的工作則標上紅色,提醒我們注意事態的急迫性。
如此一來,既不會忽視工作的重要性,更能減少時間的浪費。
但別將所有檔案夾都標上顏色,不然色彩的視覺效果就會遞減,「只在重要的文件上標註顏色」是顏色標記法的祕訣。

☆連同檔案夾內部套用色彩規則,可將文件整理得更一目瞭然
即便檔案夾已利用不同的色彩來標示,一旦檔案夾的文件越來越多,就很難立刻找到需要的文件,如果使用不同顏色的夾子與便條紙做進一步的整理,就能解決找不到文件的問題。
例如:與客戶開會時,可將自己手邊的文件夾上藍色夾子,然後用來回答客戶問題的資料則夾上紅色夾子,就不會弄不清哪一份是要發給客戶的資料。
可以先在檔案夾或文件封面貼上代表重要的藍色便條紙,或是提醒注意的紅色便條紙,日後整理需要這些文件時就能立刻完成分類。

運用色彩管理規則,一眼分辨工作的性質②──手帳和萬用手冊
*將重要的資訊分別以黑色、藍色、綠色分類

☆最適合萬用手冊的書寫用筆是○.五mm的多色筆
許多習慣將備忘事項寫在萬用手冊裡的人,不一定會活用這些備忘資訊,就算那些愛寫備忘成痴的魔人,常發生類似的狀況。
養成記錄備忘的習慣雖然不錯,但如果備忘越寫越多,反而會掩蓋重要的資訊。
此時就能利用擁有四種顏色(黑、藍、紅、綠)的○.五mm多色筆記錄備忘事項。
最推薦的就是採用低粘土油性墨水的「JETSTREAM 4&1 0.5」溜溜筆(三菱uni)。
導入色彩管理規則,就能輕鬆地分類備忘事項。
我的顏色分類是「黑色屬於普通事項」、「藍色代表重要」、「紅色等於注意」、「綠色歸為補充」。

☆運用色彩規則來分類,可一眼看出工作的性質!
遵守色彩規則記錄備忘事項,重要的資訊就不會被埋沒,可依照工作性質使用不同的顏色標記,比方說「黑色用來標記普通的工作」、「藍色用來標記重要的工作」、「紅色用來標記緊急的工作」、「綠色用來書寫自己的意見」。
為了進一步提高色彩的效果,藍色與紅色只用來書寫「特別重要的備忘事項」。
有些人會有:「有必要特別建立綠色這個分類嗎?」的疑問,但為了備忘事項的內容更加清楚,可利用綠色在備忘事項旁邊寫下自己的意見。
我習慣在星期一開始工作前,先利用淡藍色與淡紅色的螢光筆「MILDSIGN」(斑馬牌),將上週備忘事項之中今後還可能用得到的資訊畫線。
這款螢光筆的優點色彩較柔和,墨水比較快乾,不容易沾印到其他頁面上。
經過螢光筆的標示後,今後便能快速地找到重要的備忘事項。
而且回顧萬用手冊裡的內容,有助於我們將這些備忘資料應用於工作之中。
萬用手冊的備忘資料只有被應用,才真的具有意義。







詳細資料

誠品26碼 /2680867838008
ISBN 13 /9789866151620
ISBN 10 /986615162X
EAN /9789866151620

頁數224
尺寸21X15CM
裝訂平裝
級別
語言中文/繁體


企業管理產品推薦

你認識誰, 決定你是誰?

賀斐

NT$320

85折, NT$272

豬隊友也能化身神團隊! 好主管一定要懂的OJT在職訓練術

鑽石出版社人才開發編輯部/ 編撰; 松尾睦/ 監修

NT$320

79折, NT$253




Share/Save/Bookmark

查看全台書店有無此商品