一張紙+一個象限圖讓問題變簡單!! 快速整理、簡化流程、做好時間管理, 搞定工作大小事 | 誠品線上

紙一枚とマトリクスでできる思考の片づけ

作者 吉山勇樹
出版社 日月文化出版股份有限公司
商品描述 一張紙+一個象限圖讓問題變簡單!! 快速整理、簡化流程、做好時間管理, 搞定工作大小事:簡單象限圖X高效步驟圖快速搞定工作中的大小事提供明確方法、步驟、建議化繁為簡,

內容簡介

內容簡介 1. 針對職場常見問題,對症下藥,為上班族提供最實用的建議。2. 利用象限圖,列出縱軸/橫軸,呈現真實情況,幫助讀者迅速找出問題癥結。3. 活用步驟圖,不只點出問題,依循圖示的引導,可看見解決問題的明確方法。簡單象限圖X高效步驟圖快速搞定工作中的大小事提供明確方法、步驟、建議化繁為簡,輕鬆突破職場盲點+排除工作難題社會新鮮人到職場老鳥都必學的高效工作整理術在工作中,你常面臨以下狀況嗎 ? ◎「事情堆積如山,卻不知道從何做起……」◎「明明有更緊急的案子要完成,但光處理雜務 ,時間就不夠了!」◎「上司與客戶各說各話,到底該聽誰的?」在資訊日新月異的時代,工作中要應變處理的事務也變得愈來愈複雜,上班族每天繃緊神經,一邊處理繁雜的工作事務,一邊擔心犯錯、做不好、沒效率。日本知名企業顧問吉山勇樹特別針對各樣職場問題及狀況,精心整理、分門別類,歸納出利用「一張紙」與一個「象限圖」就能讓工作變簡單的「象限圖思考整理術」!橫軸X縱軸,象限圖讓工作變簡單不同於一般「象限圖」只透過四個象限劃分事物,本書的「象限圖思考整理術」利用橫/縱雙軸明確標示軸線代表的工作方向或對象,並利用各象限中精心設計的對話框,進一步引導讀者思考面臨的現況或目標。因此,只需要一張紙及一個象限圖,運用兩個有效切線,就能輕鬆完成整理思緒的三大步驟:「把握現狀」、「設定目標」、「解決問題」,從此培養「思考行動」的習慣,迅速掌握工作重點、突破問題癥結、找出解決方法。象限圖思考術,幫你解決五大職場問題看似簡單的象限圖,只要巧妙運用,可發揮意想不到的功效!舉凡時間管理、人際關係、職涯發展、談判交涉、團隊合作都可派上用場。全書收錄各種實例、情境及應用表格,為你設想工作中不同的狀況,提供各式象限圖讓你參考。比方說,以象限圖結合步驟圖的概念,教你有效利用時間,迅速掌握工作輕重緩急;面對出包問題時,獨家提供兩大預防法寶;增進工作能力,提供必備的雙效進修法……廣泛應用在職場各領域,為你減輕工作負擔,提升效率。此外,本書的「象限圖思考整理術」不只幫你「了解」問題,更有效歸納出「解決」問題的關鍵方法,讓棘手的工作難題瞬間變簡單。●管理時間+提高工作效率→一個象限X三步驟,讓你有效掌控工作效率與計畫,並學會如何分配時間、妥善安排工作順序,如期完成上司交辦的任務! ●將人際關係化繁為簡→從四大象限圖檢視自己的:「主張」與「提問」、理性與感性、常理與不合常理、待人的態度……找到合宜的待人處事方法,活絡職場人際關係。●找回工作幹勁、設定目標→日復一日的工作讓你逐漸失去熱忱?或是安逸的工作環境使你安於現狀、不想突破嗎?利用象限圖重新分類「你想做的事」,重燃工作熱情!●順利與客戶達成共識→藉由象限圖重新檢視:雙方滿意度、客戶的需求順位、分析交涉對象,重新與客戶釐清需求重點,讓你交涉順利零糾紛,共創雙贏局面。 ●加強工作團隊效率→要幫助團隊提升工作效率,可利用象限圖,依序檢視員工潛力、出包原因、改善方法、個人能力等,一一提供重要建議,精準調整團隊體質。任何職場及生活上的大小難題,只需要隨手拿起一張紙,找到相對應的象限圖+步驟圖,就知道「該做什麼?」、「問題出在哪裡?」更有效突破盲點、理出頭緒、加速決策,達到事半功倍!

作者介紹

作者介紹 ■作者簡介吉山勇樹Hybrid商業顧問股份有限公司董事長兼執行長,每年有超過兩百天在處理企業顧問案件,內容包括組織開發、企劃立案、策略實踐、業務改善等,並舉辦相關研修、演講活動。目前推出多本暢銷書籍,二十一部著作中,有四部作品已在國外翻譯出版;在電視節目、報章雜誌等媒體上,經常能見到他的身影。平時亦擔任「日本教育再興聯盟」、「.JP」、「奈良東洋祭典」等多數非營利團體的理事、顧問,積極推廣教育文化的復興活動。同時身兼GMO Culture Incubation股份有限公司董事長兼總經理、法國香檳騎士團(Ordre des Conteaux de Champagne)騎士/金刀會(La Confrerie du Sabre d'Or)會員等職務。■譯者簡介劉愛夌熊本居民。日本文學碩士,典型的A型,不標準的獅子座。除了是個在中文與日文之間穿梭的自由譯者,還是個每天和兩個小寶貝搏鬥的媽媽。聯絡請至:ireneliu.jp@gmail.com

產品目錄

產品目錄 Prologue 一張紙和象限圖幫你「撥雲見日」Chapter1 時間老是不夠用嗎?這樣整理思緒準沒錯!01 訂定計畫要「不留後路」 象限圖規定時間的工作・時間自由的工作 × 預留時間・不預留時間02 「草率」而始,「謹慎」而終象限圖 草率・謹慎 × 慢思・快辦03 將工作分為「自己就能做」和「自己做不到」象限圖 自己就能做・自己做不到 × 同事做得到・同事做不到04 小事又如何?大方和上司商量!象限圖 WHAT × HOW05 整合目的和目標象限圖 WHY × WHAT06 掌握工作的輕重緩急,決定先後處理順序象限圖 重要度 × 緊急度07 依成效和難度決定先後處理順序象限圖 難度 × 成效08 以「所需時間」和「產出時間」衡量工作象限圖 所需時間 × 創出時間09 發覺自己「想做什麼」象限圖 Have to do × Want to do10 自己跨出「半步」象限圖 自己・他人 × 組織・個人Chapter 2 想將人際關係化繁為簡?這樣整理思緒準沒錯!01 積極表達己見象限圖 提問 × 主張02 用邏輯和誠意說服他人象限圖 理性 × 感性03 達成共識,消除偏見象限圖 自己認為的常理・不合常理 × 對方認為的常理・不合常理04 預防出包兩大法寶:「監視法」+「自我宣傳法」象限圖 你懂自己嗎 × 別人懂你嗎05 敞開心胸以誠相待,輕鬆建立職場好人緣象限圖 尊重自己 × 尊重別人06 「職場扮演的角色」決定你的行事風格象限圖 積極派・謹慎派 × 領導型・跟隨型07 尊重自己象限圖 有意・無意 × 愛自己・愛他人Chapter3 人生迷失了方向?這樣整理思緒準沒錯!01 想要進修?從找出「能力落差」做起象限圖 公司・個人 × 基本技能・專業技能02 雙「效」進修法象限圖 擅長・不擅長 × 意願高・意願低03 分析附加價值,順利達成目標象限圖 目標 × 附加價值04 完全掌握「自我成長循環」象限圖 改進意願 × 成長05 即使遭遇困難也絕不放棄象限圖 對現狀滿意與否 × 行動06 競爭對手的多寡,將關係到職涯規劃象限圖 工作 × 競爭對手07 藉「單飛」表現自我象限圖 團隊工作 × 個人活動08 只要做到「公私相乘」,工作也能是種享受象限圖 工作・私生活 × 改變・維持09 利用「計畫性偷懶法」喚醒工作動力象限圖 休假 × 工作Chapter 4 別人總不把你的要求當回事?這樣整理思緒準沒錯!01 適時表明自身立場象限圖 利己 × 利他02 釐清彼此需求重點,交涉順利零糾紛象限圖 對方滿意度 × 我方滿意度03 釐清交涉對象的需求順位象限圖 價格 × 品質04 若在「交期」和「價格」方面無法達成共識,可改從「品質」著手象限圖 交期 × 價格05 若在「品質」和「交期」無法達成共識,可改從「價格」著手象限圖 品質 × 交期06 善用服裝儀容,打造完美形象象限圖 保守・前衛 × 獨特・普通07 分析交涉對象所扮演的「角色」象限圖 冷酷派・熱情派 × 領導型・跟隨型08 依顧客的消費潛力訂定行銷策略象限圖 市場潛力 × 交易經驗Chapter 5 工作團隊不夠強?這樣整理思緒準沒錯!01 工作不挑人,合作更順利象限圖 挑人・不挑人 × 定型・未定型02 摧毀團隊內的「隱形高牆」象限圖 問題處理時間 × 影響03 雙重角度整理工作失誤象限圖 單次錯誤・屢犯錯誤 × 個人努力・公司協助04 衡量同事的「能力」和「意願」高低象限圖 工作能力 × 工作意願05 「預防」和「應對」不應一概而論象限圖 風險發生機率 × 風險影響程度

商品規格

書名 / 一張紙+一個象限圖讓問題變簡單!! 快速整理、簡化流程、做好時間管理, 搞定工作大小事
作者 / 吉山勇樹
簡介 / 一張紙+一個象限圖讓問題變簡單!! 快速整理、簡化流程、做好時間管理, 搞定工作大小事:簡單象限圖X高效步驟圖快速搞定工作中的大小事提供明確方法、步驟、建議化繁為簡,
出版社 / 日月文化出版股份有限公司
ISBN13 / 9789862485798
ISBN10 / 9862485795
EAN / 9789862485798
誠品26碼 / 2681346466002
頁數 / 200
開數 / 25K
注音版 /
裝訂 / P:平裝
語言 / 1:中文 繁體
級別 / N:無

試閱文字

內文 : 轩 前言
  
「事情堆積如山,卻不知從何做起、如何解決……一切沒完沒了,永遠看不見終點。」「急著要處理重要的事,無奈地發現,光處理雜務時間就用完了,最後只能不斷延宕,等到火燒屁股才臨時抱佛腳。」
「上司客戶各說各話,叫我做東做西,到底該聽誰的?每件事好像都很重要……根本無從判斷。」
今時今日,上班族正面臨前所未有的困境。
市場波動導致業務變化,隨之而來的是講求高速度、高效率的時代。在這樣的環境下,每個人的負擔(工作)日益增加。
再加上資訊科技日新月異,工作變得愈來愈複雜。
由於工作內容愈複雜,牽扯到的人(股東等)愈多,衡量利弊就愈困難。
隨著生活環境日漸便利,我們曝露在各樣的資訊下,每天都被迫整理、消化這些資訊,還得在一片兵荒馬亂中,做出最佳決策。
你曾有思緒亂成一片的經驗嗎?是否也曾不知如何是好,進而感到倉皇失措、停滯不前呢?
其實只要利用「一張紙」與「象限圖」,就能改善這些窘境!
這兩項工具能幫助你整理思緒,加快決策速度,讓你想做什麼就立即付諸實行。簡單來說,就是為你培養「思考行動」的習慣。
當面對課題與問題點時,本書能幫助你自然而然地「引導」出答案,進入下個階段,往未來踏出嶄新的一步。閱讀本書能讓你不再「滿頭問號」,明確知道下一步該怎麼走,水到渠成、馬到成功。
準備好讓你的人生「晉級」了嗎?

吉山勇樹


轩 一切從「寫出來」開始
如同前言所說,現代上班族正面臨各種煩惱。
尤其是對工作資歷尚淺的菜鳥而言,面對尚未習慣的業務,每天被工作追著跑,就連好好整理心情的時間都沒有,自然容易誤闖死胡同,一條路愈走愈沒盼望。縱使是老鳥也是不例外,因為隨著工作經驗增加,肩上的責任加重,被交辦得處理的事務也愈來愈多,因此,要如何迅速做決斷便成了當務之急。
想要改善這些狀況嗎?不想再做出錯誤判斷嗎?那就從「整理思緒」開始做起!
而想整理思緒,不能光用「想」的,而是該用「寫」的。若只是在腦中思考「該做什麼?」、「問題出在哪裡?」這樣只會在原地兜圈子毫無進展,用筆寫在紙上才是正確的做法。
事實上,「寫出來」正是一種「藉由文字將問題明朗化」的舉動,也是引發新行動的催化劑。簡而言之,「思考行動」是解決一切的關鍵。

轩 靠雙軸找出「現狀」、「目標」、「解決」的線索!
寫出「課題」與「難處理的事項」只是整理思緒的第一步,問題並非就此解決。也就是說,羅列「今日待辦清單」並不等於訂好「今日計畫」,還必須依事情輕重緩急決定順序後,按部就班進行處理。
此外,在安排重點工作時,光是「想到什麼,寫什麼」是沒幫助的,應依工作的難易、成效高低加以排定優先順序。
這時,就是「象限圖」派上用場的時機了。
「象限圖思考整理術」指的是種利用橫縱雙軸整理思緒的方法。
不同於一般「象限圖」,它有兩個切線(軸),可顧及多方的考量。
而這個方法不費工、不耗時,卻能完成整理思緒缺一不可的三大步驟:「把握現狀」、「設定目標」、「解決問題」,而且效果奇佳,令人驚艷!
只要使用象限圖,包準讓你三大步驟一氣呵成:「現在我的工作是?」(把握現狀)→「今後該進行哪項工作?」(設定目標)→「要如何進行新工作?」(解決問題)。
不過,有一點請各位務必注意,那就是「軸的定義」。比方說,當目的是「提高工作效率」時,縱軸和橫軸分別該如何定義?你是否也為此感到疑惑呢?
別擔心!本書為你設想了各種不同狀況,提供各式象限圖供你參考。
相信其中一定有與你狀況相符的象限圖。
建議大家剛開始,可先使用其中一到兩個中意的象限圖,慢慢地,你會發現自己的想法愈來愈多元,邏輯也愈來愈清晰。
另外,還要提醒各位一件事。
那就是「思考行動」──光是整理思緒還不夠,別忘了要付諸行動。
本書介紹的「象限圖思考整理術」,不只能幫助你「了解」問題,更進一步幫你「解決」問題。
本書的五章內容皆基於此理念寫成,教授你處理「工作煩惱」的各樣祕訣。
除了工作以外,象限圖同樣能運用在生活之中,成為人生旅途中的明燈。

轩 訂定計畫時應將預留時間縮至最短
看完這張象限圖,相信一定讓不少人感到一頭霧水:「為什麼自由型的工作模式,不需預留時間?」
因為預留時間只是在浪費時間。
請你回想以前念書時,寫暑假作業的情形。你是否也曾預計在八月中全數寫完,最後卻拖到八月底,才急得像熱鍋上的螞蟻呢?之所以發生這種狀況,是因為替自己預留退路,「反正九月一日前寫完就好」,自然不把設定八月中的期限當一回事。
為了避免這樣的情形發生,我們必須嚴格控管時間,盡量不預留,又或是將預留時間縮至最短。按時完成工作,切忌得過且過。如此一來,計畫自然能環環相扣、確實進行。
反之,有時間規定的工作則應預留時間,以備應付最糟的狀況。

轩 快辦型工作應「謹慎」進行,預防錯誤發生
那麼,為什麼快辦型工作要「謹慎」以對呢?
這類處理型的工作和考察型工作正好相反,講求的是迅速確實,稍不留意就有可能會出錯。
以記帳為例,就算是會計老手,在事後核對時,還是會發現不少錯漏,因此非常沒有效率。
想防止這類粗心的失誤發生,就必須做好收尾、「謹慎」而終。
普遍上都認為慢思型工作應小心縝密,快辦型工作可草草了事,但這其實是錯誤的傳統觀念。
要知道,這些傳統觀念正是讓你「誤入歧途」的絆腳石。

轩 商談前先「預約」
在處理工作時應具備兩大觀點:「做什麼(WHAT)?」、「怎麼做(HOW)?」。
這兩點是「工作的基本要求」,然而,很多人卻連這樣的基本要求都做不到。
不少職場菜鳥都有相同煩惱:「知道上司要他做什麼,卻不知道自己該怎麼做。」這種人通常無法消化工作,導致事情愈積愈多,等到火燒屁股時,才向上司或同事求救。想擺脫這樣的惡性循環,就必須學習本書所提供的訣竅。
有些人則有「自作聰明」的煩惱。
例如「問這種基本問題,人家會不會覺得我很笨?會不會因此影響人事考核?」
想太多會讓人畏首畏尾,在多餘的自尊心驅使下,則容易停滯不前。
另外,常有人說:「上司跟前輩看起來都很忙,所以我想問卻不敢問。」
的確,現在的上司已不復從前,光是處理手頭工作就忙不完了,自然沒時間盯著下屬做事,甚至散發出「我現在很忙,不要來煩我」的氣息。
建議各位可先「預約」,在上司下達指令時,就事先預告「遇到不懂的事,我可能會中途向您請教」。只要多了這道「預約」手續,即使突然有事相求,上司也不會擺出一張臭臉。

轩 問答間,推測對方的實力
拜託他人做事時,掌握對方有多少實力和意願固然重要,但直接了當地問對方「你的工作能力好嗎?」、「你做事有沒有幹勁?」是非常沒禮貌的。
建議你可以用「旁敲側擊」的方式。例如,「你之前負責過哪些Case?」、「你擁有哪些證照?」得知對方有多少實力後,再決定要拜託他什麼樣的工作。
不過,如果對方能力不佳卻充滿幹勁,還是能把事情交給他做。畢竟「勤能補拙」,也許過程中他會慢慢進步也不一定。
那麼,要如何推測對方的幹勁高低呢?你可以這麼問:
「有時,我在工作上會遇到一些困難,請問遇到困難時,您都怎麼處理?」
談話時,應跳脫買賣雙方的「上下關係」,不一味用強,應適度地示弱。關鍵在於問出對方的真心話,藉由單獨對話,建立彼此的信任感。

轩 你的失誤是偶然還是必然?
任何人在工作時,都一定會出現小失誤;努力減少失誤固然必要,但更重要的是事後處理。
很多人在發現錯誤後,尚未掌握事情全貌就急著應對。以下就是一個例子。
「吼!你又出包了!數字輸入錯格了!快把它改好!」
被上司罵到臭頭的,是剛進公司不久的菜鳥事務員A。
A表面上頻頻道歉,心中卻忍不住抱怨:「明明是電腦格式自己跑掉的」。
到底是電腦出問題,還是A自己搞錯了?根本不得而知。
但像這種的情形,上司通常會直接歸咎於事務員,草草了事。事實上,這麼做對之後的改善並無幫助,進而導致錯誤一而再再而三地發生。
出現失誤時,應確實知道這是屬於偶然還是重複發生的狀況?是「單次錯誤」還是「屢犯錯誤」?想當然耳,後者較為嚴重。
經過分類後,就可以開始訂定應對策略。要注意的是,必須判斷這些錯誤是靠個人努力就可解決,還是需要公司協助調整工作環境才能改善──若誤判狀況,將導致問題永遠無法解決。
以前述A的例子來說,如果真是電腦系統問題而導致出包,一味訓練事務員是於事無補的,必須在公司的協助下修復系統才能解決問題。

轩 從所需時間較短的課題開始處理
話雖這麼說,但不是所有問題都能立刻解決。
下一張象限圖是,以處理時間是否超過一個月為基準分類。在處理課題時,建議先從短期內可完成的項目著手。中長期任務無法立即見到成果,士氣容易受到打擊;倒不如先解決一個短期內就能達成的目標,鼓舞軍心,接下來做事自然能水到渠成。
以前述的A工作團隊為例,可從「增加成員溝通機會」做起。為什麼呢?因為要製造溝通機會很簡單,明天就可以立刻安排。相對地,「簡化業務工作」、「多雇業務助手」則牽涉到整間 公司的行政問題,甚至必須說服直屬上司或高層人員,可能要花超過一個月的時間。
用象限圖整理後,主管就能釐清自己有哪些該做的事。與間接課題一樣,直接課題也要依處理時間是否超過一個月進行分類,並優先解決一個月內可完成的項目。
像「列出顧客清單」這種短期內就能完成的工作應盡快進行;而在電視廣告這類行銷策略則得花上一段時間,得先等高層點頭,調度部門人員後才能執行。
若團隊成員中有人對「列出顧客清單」有疑慮,認為沒有執行的必要,身為主管,應設法向下屬分析說明,確保所有成員都了解每項工作的重要性和必要性。

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