用關鍵對話終結棘手問題: 好主管必須具備的能耐, 行為科學家和心理學家給你的10個思考檢查點

會問問題的主管比會解答問題的主管更搶手！

管理大師彼得杜拉克說：
知道如何解答問題的是過去的領導者，未來的領導者必須知道如何提問，
而真正厲害的主管是，在棘手環境下仍能順利展開關鍵性對話，
三位專家從心理和行為科學角度給你10個思考檢查點，
當你把問題界定得越清楚，離對策的距離就越近，
當你通透人的行為模式、管理情緒的方法，就能解決99%的棘手難題。

你的棘手難題是什麼？怎麼問才能問到核心問出對策？
如何掌握對話時的突發或失控狀況？難以啟齒的麻煩事該如何面對？

無論是檢討績效、追蹤工作，還是日常管理，對話要成功，除了了解人的三種行為模式，弄清楚行為背後的原因，還必須把對話轉向優點，再轉向你想看見的行為。例如「我想找你聊一聊你的自信，你的優點之一就是很有自信，但有時候有點過了頭或者放錯地方。我舉個例子好了……」就比「我想我們該聊一聊了，我想跟你談一下態度傲慢的問題。」來得好。

在關鍵對話裡，說出重點很重要，想讓說出口的話有實際效用，就要避免使用「不」字。如果你常說「要是提不了什麼好點子，就不用來開會了」一定得不到好結果，不如說「在會議桌上彼此分享是很重要的事」。而且越是重要的訊息，使用的媒介就越多。處理棘手問題時可以先面對面會談，隨後致電，再寄mail確認稍早的談話內容。

◎對話時要直視對方才能達到目的？錯，一定要用三視點溝通法。
專家研究發現非口語溝通對訊息的傳送和接收有很大的影響，而且九成的溝通屬於非口語溝通。一般認為「眼神接觸」能增強訊息，但當意見不同時便不再有效，甚至會釀造成衝突；立場不一時，當說者和聽者的注意力放在彼此之外的第三處時，更有助於透過共用空間的營造進行對話（例如看白板或資料）。這就是所謂的三視點溝通（three-point communication），它可以拉開當事者與問題之間的距離，有助於行為的改變。進行棘手難題溝通時，一定要用三視點溝通法，而非容易造成緊張關係的雙視點溝通法。

◎會話時對方的情緒突然失控怎麼辦？先讓對方down下來，或用同理心收服。
百分之九十九的人認為情緒是棘手問題之所以存在的關鍵原因之一。情緒智商大師丹尼爾．高曼認為經理人成功與否九成跟情緒智商有關。唯有理性，才能完美主導對話。當員工處於憤怒狀態或懷有敵意時，你要先保持冷靜，再降低語調和音量，如果情況非常失控，可以暫停對話。如果對方處於悲傷狀態，你可以用同理心的表達來接受對方行為的正當性，一句簡單的安慰「沒事了」
能立即拉近你們之間的關係，並開啟良好的互動。

◎抗拒防衛行為出現時怎麼辦？先順勢而為再誘導做出決定。
人類天生就抗拒改變，對付這種行為的第一步是：順勢而為，先捨去「自我」，才能從對話中找到真正的問題和阻礙的因子。會產生抗拒部分是因為抱持觀望態度，這時主管可以用「說法和行為不連貫」來促使當事者停止觀望，做出決定。如果有人遲遲不行動時，你可以對他說：「我聽說你想和這個團隊合作，但我也感覺得到好像有什麼事情令你遲遲無法放手一博。究竟是怎麼回事？」或者「你已經表示過你想接手這個專案計畫，有番作為，但是到目前為止，一點動靜也沒有。是什麼事耽擱了你？」

◎踢到鐵板時怎麼辦？善用同理心和果敢溝通策略，把需求直接說出來。
．火爆場面尚未出現時，你可以用「同理心的表達→自我需求的表達→對策的提出」對話結構，強調「你—我—我們」的說話方式，例如：
「這專案計畫對你來說很重要（同理心），但我也有必要表達一下我的看法（自我的需求）。我們必須先有共識，否則恐怕無法很快達成目標。如果我們能一起努力，我相信我們可以交出一個很有品質的產品（對策）。」

．當情況較不利時，你必須使用「自我需求的表達→同理心的表達→對策的提出」對話結構，強調「我—你—我們」的說話方式，例如：
「今天在團隊會議上我很難過你們對我說話的方式，我覺得這有傷自己的威信。我不希望同樣事情再發生（自我的需求）。目前聽起來好像你們覺得我對ABC計畫的決定方向和你們想像的不太一樣（同理心），但是我們在董事會面前一定要有一致的立場，否則這個部門的預算恐怕會被腰斬（對策）。」

◎碰到虛張聲勢者怎麼辦？把焦點放在背景上而非問題上
萬一你遇到虛張聲勢的對話時，先專注在以大局為重的背景脈絡上，待對方冷靜後再處理問題，並且創造責任制文化，要求對方也負起責任，而且把大部分的時間放在對策的界定上，找到解決問題的方法。

◎三大難題和危機怎麼處理？誠實以對，只做會做的
當你面臨組織重整、裁員或革職等三大難以啟口的問題時，應該百分之百的透明，據實以告。危機也是一種特別類型的棘手問題，突如其來時，首當要務是找出優先順序，只處理能掌控的事情。此外事多如麻時，你也只該優先處理重要的事情，不擅長或非當務之急，不必親自展開關鍵性的對話。

懂得在關鍵時刻展開關鍵對話的主管，才是真正值得追隨的領導人。