成功人士這樣整理辦公桌: 恰到好處的亂, 工作當場完成一半 (第2版) | 誠品線上

図解整理術: 今日から能率革命

作者 壺阪龍哉
出版社 大是文化有限公司
商品描述 成功人士這樣整理辦公桌: 恰到好處的亂, 工作當場完成一半 (第2版):工作能力強的人,一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。你

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內容簡介

內容簡介 工作能力強的人,一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘, 明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。 你能嗎? 請問,你目前的辦公桌: ●能以電話遙控同事取用你座位上的重要文件嗎? ●下班時,桌面淨空如飛機跑道,隔天上班卻能一秒鐘進入狀況? ●電腦的桌面捷徑超過兩行嗎?不常用的重要數位檔案能一分鐘內找到嗎? ●最下層的抽屜,是否用來立列文件? 除了捨、活、續之外, 你更要運用「恰到好處的亂」,才會好拿、好找, 讓你隨時進入狀況,效率發揮到極致。 本書作者壺阪龍哉被推崇為日本「辦公室整理術始祖」, 他指導企業員工「辦公室效率革命」經驗超過30年。 他表示,光看一個人的辦公桌,就能判斷他的工作能力。 而那些成功人士又是如何整理桌子的? ◎整理是為了效率,整頓不是為了整齊。 整理是「丟掉」不要的東西, 「整頓」是「為了好拿而排列順序」以及「為了好找而貼上標籤」。 整理、整頓是為了提升工作效率,你應該先整理再整頓。 ◎文件「站」起來,工作效率才會高。 能力強的人,重要文件不會只有自己知道放在哪裡。 立列之後,看一眼標籤就知道文件在哪裡。 這麼做不但方便自己找、也方便其他同事找,不浪費任何人的時間。 ◎ 充分利用「六三一法則」。 不要只整理占桌面60%的文件,更把剩下的30%的物品和10%的書籍, 也加入整理、整頓的項目之中。 ◎ 對付「捨不得丟」的心態,只需60秒。 高效率的人有兩個做決定的祕密武器: (1)丟東西不用未來式思考(總有一天會派上用場), 而是用過去式思考(過去幾個月有用上嗎?)。 (2)放進猶豫箱,三個月都沒用到就丟掉。 ◎桌上一定有這三樣東西: 能夠一覽年度預定事項的年曆卡、手帳、工作便條。 這三樣東西能幫你一你走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘, 已經明確知道今天該做什麼事。 ◎ 他們,一定準備好提升效率的7大道具: 訂書機、便利貼、螢光筆、長尾夾、B6便條紙、透明文件夾、彩色標籤—— 你一定幾乎都有,但能力強的人怎麼使用這些道具? ◎電腦桌面是另一張辦公桌,如何整理,也是評估工作能力的重要依據。 你能把桌面圖示,控制在兩列以內嗎? 收件匣的信件,如何在一分鐘內處理完畢? 不懂得方法,上班時間就會被信件占據。 除了以上幾個方法,壺阪龍哉還教你使用「回憶檔案夾」、 「最下層抽屜」、「關鍵字點讀法」來幫你提升效率。 整理辦公桌就是整理腦袋! 所以,請改變你的辦公桌——從恰到好處的亂開始做起。 ◎聯合推薦拾木文具創辦人及手帳達人/MUKI 《經理人月刊》總編輯/齊立文

作者介紹

作者介紹 ■作者簡介壺阪龍哉日本「辦公室整理術始祖」, 1958年畢業於慶應義塾大學經濟系,曾任職鐘紡股份有限公司、共榮工業股份有限公司,後設立湯姆辦公室(TOM OFFICE)研究所,擔任代表取締役(等同公司的董事長或總經理),現為人材育成塾的代表。 40年來出版超過20本以上的辦公室整理術著作,至今仍以辦公室效率化的專業顧問身分,活躍於各大企業與政府機關。他是日本首位引進美國「記錄管理系統」、也是用資料盒建立資料管理系統的發明者。■譯者簡介劉錦秀東吳大學日文系畢業,曾任出版社國際版權部經理。譯有《一只平底鍋的零失敗魚料理》、《下一個統治世界的企業》、《看懂對手的獲利模式》、《奇異GE如何把人力變人才?》、《讓人開心為你效勞的順耳指令》、《這樣下指令,軟爛部屬變能幹》、《讓老闆甘願等四年的人才》、《野心的建議》(以上皆由大是文化出版)等書。

產品目錄

產品目錄 推薦序 這樣整理,工作更有效率/MUKI前言 你的辦公桌,代表你的工作能力第一章 整理是為了效率,不是為了整齊工作能力強的人的做事順序規則一 「捨」:丟掉/先整理,再整頓/捨不得丟,怎麼辦?/設定「有效期限」,過了就丟規則二 「活」:活用/腦袋要當水龍頭用,不是水桶/一事一張卡,不用想分類規則三 「續」:繼續/下班前5分鐘,要做2件事第二章 整理桌子,就等於在整理腦袋千萬別只整理文件要丟還是要留,60秒內做決定用「過去式」思考該不該丟收納:只需一個抽屜、一個檔案櫃活用7個道具,亂得恰到好處場合一 個人辦公空間/所有工作,都從辦公桌開始/稍不留神,桌面就會亂七八糟/解決辦法:設置「暫置文件」區/最下層抽屜,能力強的人怎麼使用?/把名片當「資料庫」使用/分辨要「丟掉」還是要「運用」/通訊錄要分「常用」與「備用」/桌面乾淨如飛機跑道,才可以回家!/雙軸管理法:專案、階段場合二 與同事共同的空間/豎立文件,好找又省空間/用顏色分類,文件快速歸位/建立共用資料的使用規則第三章 一進辦公室,就知道今天的工作順序別花太多時間在手帳上手帳,該怎麼挑選?使用手帳的6大規則桌上有「管制塔」,就能嚴守工作期限一進辦公室,就知道今天的工作順序把工作拆解成幾個5分鐘任務下定決心:今天要準時下班用零碎時間終結零碎工作公事包如何整理,可成為行動辦公桌點讀法──瞬間讀取重點的祕訣要速記,但也要讓別人看得懂第四章 那張看不見的辦公桌,也要整理整頓會不會整理電腦,直接關係到工作效率電腦桌面亂七八糟,腦袋就會……這樣整理資料夾,不用花時間找檔案收件匣,一分鐘整理完畢做備份,就是一種危機管理這些工作用電腦處理,反而沒效率一天一分鐘的電腦整理術太依賴電腦,你會失去4種能力!第五章 從人生態度到生活習慣,都可以整理先從人生態度開始整理重新設計生活習慣好好放鬆,工作更有勁丟掉無用之物,找回單純生活重要文件,不能只有自己知道藏哪裡整理,就是「人生的再設計」現在就開始動手:整理

商品規格

書名 / 成功人士這樣整理辦公桌: 恰到好處的亂, 工作當場完成一半 (第2版)
作者 / 壺阪龍哉
簡介 / 成功人士這樣整理辦公桌: 恰到好處的亂, 工作當場完成一半 (第2版):工作能力強的人,一早走進公司、面對辦公桌的那一秒鐘,明確知道今天該做什麼事、也很清楚優先順序。你
出版社 / 大是文化有限公司
ISBN13 / 9789579164054
ISBN10 / 9579164053
EAN / 9789579164054
誠品26碼 / 2681546372004

試閱文字

產品試閱 : 工作能力強的人的做事順序



悟性強的人,想必已經知道我想說什麼了。

事實上,這3項規則,就是工作能力強的人的做事順序。簡單來說,這個方法就是將自己「重新設定在單純狀態中」,目的是徹底解除你四周及腦中凌亂的狀態。

首先,從第1條規則「捨」開始。

桌子周遭的文件、物品,以及每天都在接觸的資料當中,需要的東西和不需要的東西一定都混雜在一起。只保留真正需要東西,讓凌亂狀態回到簡單狀態的行為,就叫做「丟掉」。

第2條規則「活」,是指活用透過「丟掉」嚴選出來的物品、資料,帶來工作成果。

我在本書中提出一個具體的思考方法,就是「無庫存主義」(Just In Time,指及時生產,是一種以控制庫存量來降低成本的策略)。詳細情形後文會再說明,但簡單來說,就是「必要的時候,確實、有效、靈活利用必要的資料和物品」;這就是「活用」。

假設「丟掉」和「活用」是工作能力強的人實踐「捨、活、續整理術」的關鍵技巧,第3條規則「續」,就是讓效果呈現半永久性狀態的機制。

如果你處理問題,像「對症療法」(Symptomatic treatment)一樣,症狀消失就停止治療,那效果只會是暫時性的,最後一定會恢復先前的混亂狀態。

「桌上亂七八糟,該整理了!」每個人一定都有這種經驗,但這種整理只是暫時的,整齊的狀態並無法長久持續,所以大家都很煩惱。本書提出的「續」,就是要從根本為大家解決這個煩惱。

接下來,我就要針對這3條規則做具體的說明。請大家努力學習,把「捨、活、續整理術」當作是日常的基本動作。



設定「有效期限」,過了就丟



現今有很多資料、資訊、物品,都不費吹灰之力就能輕鬆取得。這個時候,就更需要有「果斷丟掉」的勇氣。但事實上,還是有很多人會如此找藉口:「嫌麻煩」、「有一天可能會用到」,無論如何就是無法丟棄。

「無法丟掉的理由」,是因為以下兩種心態在作祟:



一、總有一天會派上用場

第一種心態是「只要擁有它,總有一天應該可以派上用場」,這種預設性心理,令人很難下定決心扔掉物品。這種人可以說是將資料、物品的目的,由原本的「利用」變成「擁有」了。如此一來,就會慢慢的過度保存,甚至淪為「蒐集癖」。



二、只有放在自己手邊才能安心

另外一種心態是「只有放在自己手邊,才能夠安心」,所以桌子的周遭往往會用物品、文件築起高牆。這種人只有在文件、物品的層層包圍之下,才會覺得自己擁有可以安心工作的「聖域」。



在此建議有這兩種心態的人,不論是在獲得資料或是製作文件時,都和食品一樣設定「有效期限」,只要過了有效期限,就無條件丟掉。

你可以根據用途、性質,將資料、物品歸納成以下三種類型。要判斷手邊的東西是屬於哪種類型時,即可派上用場。



有效期限(1) 6個月~最長2年

價值會隨著時間而遞減的東西。例如:文件、新聞報導、雜誌報導。

有效期限(2) 3年~5年

機能會老舊的東西。例如:電腦、使用說明書、型錄。

有效期限(3) 長期持有

放越久越有價值的東西。例如:預測的報導、日誌、日記、回憶檔案夾。



活用7個道具,亂得恰到好處



在辦公室裡,有7個道具可以供大家使用,這些東西其實也不是什麼特殊的道具──釘書機、便利貼、長尾夾、螢光筆、透明檔案夾、彩色標籤、B6便條紙──都是我們垂手可得的簡單用品。

每一種用品都有統一的規格,而且堅固、耐用。另外,這些東西在文具店都買得到,而且價格相當便宜,所以大家使用起來應該都能隨心所欲,不會有任何顧忌。

請大家一定要備齊這7個道具,而且要精熟使用方法。如此一來,一定能夠提升每天的工作效率。



(1)釘書機

可攜式的小型釘書機最方便。和備用釘書針組合成套,釘書針用完的時候,就不會慌張。

重點:可輕鬆固定、黏貼、裝訂的萬能小道具,可以當作固定文件的道具使用。不需要用膠水,也不需要在文件上打洞,非常方便。



(2)便利貼

顏色至少3種,請選擇2.5公分和7公分的正方形便利貼。

重點:任何地方都可以貼,而且可以撕下來。將尺寸和顏色搭配在一起使用,就可以當成「標記」、「便條紙」使用。



(3)長尾夾

請準備夾口5公釐和7公釐的長尾夾。

重點:迴紋針很容易脫落、報夾很占收納空間,使用起來都有些不方便。請根據文件的厚度選擇長尾夾,夾好之後還可以反折的長尾夾最方便。



(4)螢光筆

請選購能同時寫中粗字及細字的螢光筆,而且最少要準備2種顏色。

重點:方便在資料上標記關鍵字。如果要用顏色來區分,一頁不要超過3種顏色。



(5)L型透明文件夾

如果想用顏色來區別文件的類別,請準備5種不同顏色的透明文件夾。

重點:不會立即使用的文件很容易遺失,所以不妨就做個提供「暫時置放的資料夾」。另外,如果配合使用的目的,分別使用5種不同顏色的透明文件夾,之後要找文件會更方便。



(6)彩色標籤貼紙

請選購圓形、直徑14公釐到20公釐,有紅、綠、橙、藍、黃、白6種顏色的彩色標籤。

重點:顏色具有說服力。先在文件貼上彩色標籤,既容易尋找文件,也方便歸回原位。



(7)B6便條紙

請選購紙張輕薄、B6大小、有底色(例如淡藍色)的便條紙。

重點:可把筆和便條紙搭配成套,放在辦公室許多地方,需要時就撕下來帶著走。一張便條紙大約可以寫200個字,想要保留的話,就用釘書機釘在A4大小的厚紙板(pasteboard)上。

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