一流商業人士都在用的行事曆．備忘錄．筆記活用術: 上班族必備! 工作不失誤、不遺漏、不延遲的關鍵技巧 | 誠品線上

仕事のミスが激減する手帳 メモ ノート術

內容簡介

內容簡介 人是健忘的動物，一旦過度仰賴記憶，就有不可預知的風險。善用行事曆‧備忘錄‧筆記術，將更能有效管理時間，提升工作績效！ 本書整理了一流商業人士常用的66項不失誤、不遺漏、不延遲的行事曆‧備忘錄‧筆記術活用重點。只有確實消除失誤，才能精準掌控進度、工作安排順利，進而事半功倍，展現最佳工作成果。 ◎專文推薦 「我愛寫筆記」網站創辦人／鄭緯筌◎推薦者：筆記女王／Ada有記等於沒記，真是天大的悲劇！「忘了該做的事」、「忘記時間」、「上次說了什麼」……你以為只要有記下來，這些事就不會發生嗎？ 第1章到第6章，以經常發生的失誤為基礎，介紹減少工作失誤以保護自己的各種技巧。第7章則提出能夠消除工作失誤，同時也能達成目標的有效建議。 行事曆→預防行程安排發生失誤，提高安排事情能力以數字確認截止日期、訂出個人的截止日期、消除不需要的資訊、以簡潔易懂的方式書寫……。 備忘錄→接受指示、臨時需要記錄時使用待辦事項清單的寫法、整理「暫且先寫下來的記錄」、不遲到的出發時間備忘錄、隨時更新個人資訊……。 筆記→為了遺忘而寫複述約定事項、只用黑色筆也能區分工作重點、能夠製作成企劃書的筆記寫法、一人的腦力激盪……。

作者介紹

作者介紹 ■作者簡介鈴木真理子Vitamin M株式會社董事長。共立女子大學畢業之後，進入三井海上火災保險株式會社（現三井住友海上火災保險株式會社）任職。歷經損害調查部、人事部人才開發室等職務後，因結婚而離職。而後，認真地檢視個人資歷，決定走上商業講師這條路。二〇〇六年成立Vitamin M株式會社，擔任董事長。 目前，透過眾多企業研習課程、公開研討會，指導超過三萬名的企業人士。以「工作迅速零失誤，身心康健有活力！」為宗旨，研發輕鬆、不厭膩又有益的訓練課程，廣受好評。 除了講師工作之外，也投稿新聞、雜誌等各類媒體、執筆寫作等，業務活動範圍寬廣。目前為日本寫作俱樂部會員。■譯者簡介陳美瑛畢業於輔仁大學國際貿易學系、（輔系）日本語文學系，輔仁大學翻譯學研究所中日筆譯組。現為專業譯者。譯有《圖解七大關鍵工作力》、《一定做得到的絕妙發想術》、《一定做的到的效率工作法》、《睡得好，讓你更健康》（皆為商周出版）等書。

產品目錄

產品目錄 推薦序 善用筆記術，精進每一天／鄭緯筌前言 人是健忘的動物，所以更要記錄 第1章 行事曆的基本知識01行事曆可以挽回你的失誤02選擇適合自己使用的行事曆03以一項工具管理預定事項04為何建議使用紙本行事曆？05建議培養的四種習慣 第2章 行事曆的具體使用方法01以數字確認截止日期02訂出個人的截止日期03寫出著手進行的起始日04先寫出時間05寫下必須攜帶的物品06消除不需要的資訊07用可擦拭的三色原子筆書寫08以可擦拭的麥克筆圈選09以簡潔易懂的方式書寫10在辦公桌上攤開行事曆11同時檢視次頁才能放心12記錄電話號碼與密碼13先寫下感到興奮的預定事項14確保自己的私人時間15記錄健康日記 第3章 備忘錄的基本知識01成為備忘錄狂人！02選擇備忘錄的方法03樂在工作的方法04「外部備忘錄」與「內部備忘錄」05個人交接備忘錄 第4章 備忘錄的具體使用方法01待辦事項清單的寫法、運用方法02切莫忽略待辦事項清單的轉載項目03提起幹勁的待辦事項清單寫法04電腦上貼的便利貼以三張為限05把請託事項寫在便利貼上再交給對方06接近速記員速度的片假名記錄法07名字也以片假名記錄08整理「暫且先寫下來的記錄」09提醒備忘錄10如實呈現的手冊11不遲到的出發時間備忘錄12消除早晨「精神恍惚」的備忘錄13隨時更新個人資訊14預防傳電子郵件時忘記附加檔案的備忘錄15備忘錄要以碎紙機銷毀 第5章 筆記的基本知識01工作筆記與課業筆記的差異02做筆記的規則03製作個人專用手冊04學習傾聽的五種筆記術05記錄回顧內容 第6章 筆記的具體使用方法01同時使用筆記本與行事曆02複述約定事項03只用黑色筆也能區分工作重點04整理事前調查的資料05報告紙能夠分別歸檔06能夠製作成企劃書的筆記寫法07也可以用自己的方式解決問題08在會議中能說出自己意見的筆記09一人的腦力激盪10回顧筆記的寫法11事先寫下「幾近意外」的事項12儲存話題筆記13記錄出差投宿的飯店 第7章 可實現夢想與目標的記錄術01管理高層經常做筆記02實踐項目清單03「總有一天」是禁語04把目標與口號寫進行事曆05寫下自己的座右銘06準備創業的筆記07善加利用聚餐場合08運用人際關係 結語

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試閱文字

推薦序 : 推薦序 善用筆記術，精進每一天







我愛寫筆記，也喜歡用行事曆和備忘錄來充當「第二大腦」。除了喜歡親炙紙筆的緣故，也因為人類本身就是一種健忘的動物，而我們的大腦在本質上更是懶惰的。所以，為了記得重要的事務，我們必須勤加記錄。







記得幾年前還在媒體擔任主編時，面對忙碌而龐雜的工作，我很依賴諸如Evernote、Dropbox等數位工具來管理忙碌的工作。但這幾年成為自由工作者，也開始營運幾個網站和顧問諮詢等事業，反而更習慣使用紙筆和記事本，記錄各種工作事項或天外飛來一筆的靈感。



我也常在「我愛寫筆記」（https://www.notetaking.club/）網站以及臉書上的同名社團與粉絲專頁上頭，跟大家分享自己的筆記活用術。也因為開始經營筆記社群的關係，赫然發現原來有許多人都喜歡用筆記、備忘錄或行事曆來記錄工作和生活的重要事項呢。



當然，透過與社團成員們的互動也讓我理解，其實很多人雖然理解做筆記的重要性，但卻不容易掌握記錄的訣竅。所以，我很高興看到商周出版在此刻引進了《一流商業人士都在用的行事曆．備忘錄．筆記活用術》這本好書，作者從上班族的角度切入，幫大家整理了六十六項有關行事曆、備忘錄和筆記術的重點，可以說是相當地實用。







這本書不談複雜的大道理，每一章的內容卻都緊扣著我們的日常生活，可以說是一本實用的工具書。讀完本書之後，我更驚覺原來自己這幾年若干做記錄的習慣，和作者的理念不謀而合呢！在我看來，作者所介紹的各種記錄技巧不只是筆記術而已，更是得以提昇工作效率和減少各種生活煩惱的好方法。



作者前言提到人是健忘的動物，所以如果想要做到不失誤、不遺漏和不延遲的「三不」境界，我認為一定要巧妙運用「第二大腦」──也就是數位筆記工具或可以隨身攜帶的紙筆哦！







舉例來說，現在若有安排工作會議，我會立刻把重要資訊登錄在隨身攜帶的行事曆上，等有空的時候再同步到智慧型手機和電腦上。使用紙本行事曆還有一個額外的好處，就是可以在接電話的同時翻閱行事曆，如此一來就不會耽誤行程的安排。別小看這個動作，不但會提高工作效率，一如作者提到的，也能讓人產生信任感，這的確是很重要的細節。



此外，我也很愛使用隨身攜帶的小筆記本來捕捉靈感，等到有空的時候再透過數位工具整理到電腦與雲端之上。整體而言，我認為筆記術是每一位職場人士都需要具備的技能，就跟外語以及資訊能力一樣重要！







很誠摯地跟各位朋友推薦《一流商業人士都在用的行事曆．備忘錄．筆記活用術》這本好書，很適合利用零碎時間讀取自己感興趣的單元。更重要的是不只閱讀，更要記得實踐和活用唷！



最後，也歡迎大家加入「我愛寫筆記」社群。讓我們一起善用筆記術，精進與豐富我們的日常生活。







「我愛寫筆記」網站創辦人 鄭緯筌



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試閱文字

內文 : 選擇適合自己使用的行事曆




「要選擇什麼樣的行事曆呢？」評估這個、煩惱那個，這其實也是很有趣的過程。


不過，在購買行事曆之前，請先等等。如果只是因為看起來很有設計感就掏錢購買，一定會買到不合用的行事曆。請先靜下心來思考自己每天「想寫些什麼」，以及書寫的「內容多寡」。




以下舉出上班族經常會記在行事曆上的內容。




①約會或文件的截止日期……約定事項


②待辦事項清單……今天預定要做的事情、一天的計畫


③日記……今天的回顧




當然，其他還有天氣、飲食內容、體重等等，內容因人而異。不過，若要說工作上必須記錄的前三名，大概就是上述這三項吧。




行事曆上一定要寫的就是「①約會或文件的截止日期」。也就是說，行事曆上一定都會印上日曆以及個人可自由書寫的空格。當天日期只記錄重要事項，一年期間的預定事項，則依照時間序列清楚列出。雖然這聽起來很理所當然，但是這樣就可以不用重新填寫或插入日期，是非常方便的做法。




最重要的是，如果在行事曆上記錄每天與別人的約定或截止日期，就可以預防不小心忘記等不可原諒的失誤。就算不用記在腦中，光是看行事曆就能夠立即掌握自己的行程。利用這樣的做法，任何人都能夠確實減少失誤。




行事曆有月曆、週曆以及日曆等類型。依照你想在行事曆上記錄的內容來選擇適當的類型即可。




首先，月曆型行事曆是一翻開，就可以鳥瞰一整個月份的預定事項。


因為尺寸小，頁數也少，非常輕薄而利於隨身攜帶。對於只需記錄與別人的約會日期或文件截止日期的人而言，月曆型行事曆可以鳥瞰一個月份的時間安排，立刻就可以回答有空的時間。


順帶一提，我個人是使用月曆型行事曆。在每一天長、寬各三公分的方格中，記錄一天內的事項。另外，我把待辦事項記錄在備忘錄上，而非行事曆裡面。




其次是週曆型行事曆，在一頁或跨頁就可以鳥瞰一週的預定事項。


垂直型的行事曆是以時間軸為主，所以適合幾乎每天都要參加公司內部會議或外出的人。也就是說，如果一天有超過三件事需要記錄的話，月曆型行事曆的格子就會不夠寫。這樣的人最好選擇週曆型行事曆。




最後是日曆型行事曆，也就是行事曆一頁～跨頁可以看到一天的預定事項。


由於這種類型的行事曆有許多欄位，所以①約會或文件的截止日期、②待辦事項清單、③日記等回顧的種種內容，都可以寫在裡面。因為頁數多，相對的行事曆的厚度、重量也都增加。不過，這種行事曆的好處是能夠統一彙整各種資訊，也能夠回顧參考記錄的內容。若想要掌握整體的行程，建議與單月份表格搭配使用。



以一項工具管理預定事項



若想要消除失誤，請盡量只用一項工具來管理預定事項。


舉例來說，假設跟別人訂了一個約會。有的人在約定當下就會先寫在行事曆上，後來又寫在桌上月曆，也會輸入手機或電腦的月曆上。因為只記錄在一個地方會覺得不安，所以就多加二個、三個地方提醒自己，設法幫助自己減少失誤。但是很遺憾地，這樣的做法一樣會增加失誤的機會。


基本上，同時管理多項工具不太可能做得完善，因為我們幾乎可以斷定，謄寫一定會發生遺漏。





在公司或工作場合中，也會要與主管、同事共享預定事項。例如，有時候文件急需主管用印，卻發現主管已經外出拜訪客戶，並且直接下班回家。為了避免發生這樣的慘劇，應該將彼此的行程公開並視覺化。


如果在職場上是使用Outlook或Google行事曆、Cybozu Live等數位工具，同時自己的行程也使用相同工具管理的人，就不需要分別記錄在不同地方。


問題是使用紙本行事曆的人（本書本來就是為了推廣紙本行事曆，所以指的就是各位讀者）。



基本上，行事曆不是給別人看的，因此如果是需要他人知道的行程，無論是數位或紙本，都必須記錄在行事曆以外的工具上。


最重要的是決定填寫的優先順序。如果是以行事曆為主，一旦有新的預訂事項，或是有變更、取消等，就要立刻在當場記錄。


無論有任何更動，都請務必以行事曆為主。這樣就能夠做好統一管理。


行事曆是為自己寫的，共享行程是為他人寫的。這樣的切割是非常重要的觀念。預定事項先記錄在行事曆上，之後再謄寫於共享行程中。請務必遵守這樣的記錄順序。





同事們想知道的一定是你外出、開會，或是剛好休假不在辦公室的日子。總之，不用提供寫在行事曆上的所有資訊，只要提供不會為別人帶來麻煩的資訊即可。



其實，我跟我先生的共用行程表也都輸入在Google的日曆上。我先生想知道的只有一件事，就是我會不會回家煮晚飯。因為他不會做飯，所以我不在家的日子，他就會在外面吃飽再回家。反過來說，我也想知道先生回家吃飯的日子。如果公司有迎新派對或聚餐，都先讓我知道，這樣身為主婦的我就能夠放假一天。


只是，要身為紙本行事曆派的我一一謄寫行程，我也會覺得很麻煩，而經常把謄寫工作往後延。


如果是家人，一聲「抱歉」就可解決。但若不想給公司同事帶來困擾，就事先決定謄寫規則。例如「每週〇」固定謄寫行程。或者也可以依照約定數量決定「每個月第一、第三個星期〇」謄寫、數週謄寫一次等等。



決定好規則後，就要建立一個不會忘記的機制。


做法是，在小張的便利貼上寫「輸入行程」，並貼在行事曆的對應日期。當輸入或謄寫結束，重複利用此便利貼，貼在下一個對應日期。


這麼做不僅可以預防不小心忘記謄寫，也可以省下每次都要把謄寫工作寫在待辦事項清單或行事曆上的時間精力，是非常方便的做法。


為何建議使用紙本行事曆？





關於行程管理的工具，是數位行事曆比較好用？還是紙本行事曆比較好用？


這對於商業人士而言真是個大哉問。


這個問題既沒有正確解答，公司或主管也無法規定「請一定要使用〇〇」。因為這要看每個人的習慣來決定。





那麼就讓我們來調查看看，實際上使用行程管理工具時，到底是紙本行事曆的類比派多，還是電腦、手機的數位派多。


根據日本效率協會管理中心的調查結果（二〇一五年）顯示，民眾管理行程的主要使用工具以「行事曆」（三十八點一％）居首位，其次是「智慧型手機」（二十六點六％），第三名是「月曆」（十八％），第四名是「電腦」（九點一％）。


雖然辦公室環境已經普遍數位化了，但是使用行事曆與月曆等類比工具的人占了五十七點八％，高於使用電腦、手機等數位工具的四十一點六％。


其實只要有手機，就能夠管理每天的行程。但是為什麼有人雖然有手機了，卻還要帶一本行事曆，這樣不僅花錢，也會增加重量呀？那是因為仍舊有許多人覺得，紙本行事曆有其不可取代的優點。




若想要減少行程管理的失誤，我建議使用紙本行事曆。


手機的最大缺點就是無法邊講電話邊看行程。當對方問「約下週好嗎？」你無法立即回答吧。


商場上，大半的場合都要求速度。如果你回應對方：「我確認一下再回電給您。」我想工作應該無法順利進行吧。一邊講電話、一邊確認行程，或寫下約定的日期，畢竟還是紙本行事曆比較方便。




在某家公司，有人被主管批評「無法做好行程管理」。因為無論是在朝會報告本週的預定行程，或是被主管問「○○，你今天幾點有空？」他都無法立即反應回答。


這名員工是以手機管理行程。仔細詢問之下，才知道原來他是因為電腦能夠同步管理行程，覺得很方便，所以才選擇數位化工具。只是，就算數位化管理很方便，也都需要先輸入密碼才能開啟畫面，這樣就會給人「做事慢吞吞」、「工作拖拖拉拉」的印象，更甚者，還會被貼上「無法做好行程管理」的標籤。只因為外在表現就影響工作評價，真是可惜，也很可憐。



但如果是紙本行事曆，就可以當場立即行動。因為只要取出行事曆並打開，兩個步驟就夠了。當然最重要的是，既不浪費自己的時間，也不剝奪對方的時間，這也算是職場上的禮儀。


另外，在工作中滑手機，公私難分，更別說在客戶面前使用手機，可能會惹惱對方，覺得你「沒在聽人家說話」、「沒禮貌」。一支手機確實能做許多事，相反的，也不容易知道到底做了哪些事。



取出行事曆並記錄，這樣的行為就默默地發送「這人能夠確實做好行程管理」的訊息。光是從外在的行為就能夠獲得對方信賴，也能夠讓對方覺得「把工作交給這個人就可以放心」、「想跟這麼謹慎的人共事」，真是一舉兩得的做法。