7位頂尖秘書教你職場行政成功術 | 誠品線上

7位頂尖秘書教你職場行政成功術

內容簡介

內容簡介 你以為祕書與行政人員的工作很簡單？它比你想像的複雜、能學的要多。你相信入這行只能領22K，難以晉升？專業與不專業的待遇、際遇，天差地別。這個職務永遠只能旁觀他人的工作成就？你知道嗎？很多經理人都從這份工作爬起。你擔心在高失業率的今天，從事行政工作難保職位？稱職地做好這份工作，你將難以取代、身價翻倍！本書涵蓋8大領域的技巧，寫給職場新鮮人、想提升競爭力的助理、秘書、行政工作者，鍛鍊你行政管理、高效執行、溝通協調、應對進退的能力，今天成為上司不可或缺的左右手，明天擔任高階職務不是夢！你是社會新鮮人、職場菜鳥？既不學法律，也不懂會計？沒有特殊專業，只能茫然面對現實的折磨，認命地領22K？投身就業市場，或許你會進入看似門檻不高的行政人員、助理或秘書這一行。恭喜你！因為在未來的職場生涯，你有機會練就一身好本領！只要看清工作本質，從中認真學習，同步培養自己的競爭力，全心全力做好行政工作，你也能成就自己管理職、經理人的全才歷練之路。本書由7為頂尖專業秘書現身說法，指導你提升8大領域的工作能力，幫助你練好職場基本功，未來職場任你行！本書內容涵蓋八大領域：從形象與情緒管理術、人脈管理術、檔案與辦公桌管理術、會議管理術、任務管理術、工作回報術、零碎時間管理術、手機APP應用術。大至大型會議的舉辦，點線面的全力啟動、尾牙的籌畫、超級來賓的邀請以及風險規劃，小至快速找到客戶電話、接聽電話、如何幫老闆買咖啡並報帳……，以及例行性工作的好習慣、實體與電子檔案的分類管理等等，還有運用最新智慧型手機APP，幫助你在工作上聰明迅速地完成各種大小任務！每一篇都從一個日常工作的情境題切入，介紹有效率的工作方法，逐一說明、步步拆解，並搭配明白易懂的圖示，讓你的工作能力突飛猛進，充滿成就感，從此縱橫職場、飛黃騰達不是夢！

作者介紹

作者介紹 ■作者簡介台北市專業秘書暨行政人員協會台北市專業秘書暨行政人員協會專業講師王承瑄學歷：美國普瑞斯頓大學企管碩士，清華大學外國語文學系經歷：聯電集團總經理秘書、執行長秘書、行政長助理，科學園區專業秘書學會會長，台北市專業秘書協會講師，大專院校及企業講師石恩學歷：美國德瑞大學MBA現職：台北市專業秘書暨行政人員協會理事長經歷：汶萊商超級娛樂製作有限公司行政總監，瑞迪廣告事業股份有限公司董事長秘書，台灣索尼音樂娛樂股份有限公司大中華區總經理特助暨海外行政，華納國際音樂國際股份有限公司董事總經理特助兼海外行政周純如學歷：美國曼徹普利敦大學EMBA現職：捷易通科技行政總監、執行董事經歷：寶來集團寶碩財務科技（股）公司副理，儒碩股份有限公司總經理秘書、總經理特別助理，東帝士集團秘書，台北市專業秘書協會副會長，台北市專業秘書協會監事長，大專院校及企業講師陳晶瑩學歷：美國阿蘇薩太平洋大學MBA現職：影視媒體業董事長執行助理經歷：電信業總經理室副理，晶圓代工業資深副總暨財務長助理，泰鼎尖端科技廣宣企劃經理兼董事長秘書，台北市專業秘書暨行政人員協會理事，秘書暨行政人員課程講師游美未學歷：景文科技大學觀光與餐飲管理碩士，輔仁大學會計系現職：台北市專業秘書暨行政人員協會講師，開南大學華語中心老師經歷：聯合利華總經理秘書╱對外事務副理，鴻海公司副總裁秘書，安麗公司總經理秘書，台北市專業秘書暨行政人員協會理事長╱監事長、大專院校及企業講師楊婷雅學歷：美國大峽谷大學MBA現職：東博資本集團行政經理，中華人資協會國際暨公關事務委員會副主委及講師，文化大學推廣教育部講師經歷：元大證券主管區專業副理，花旗集團投資銀行部執行秘書，台証證券行銷公關專員暨董事會行政秘書，鼎碩管理顧問股份有限公司總經理秘書蘇珊琉學歷：碩士。現職：科技公司資深秘書。經歷：曾任職於台灣上市科技公司、日商東京支社、美商駐台辦事處。

產品目錄

產品目錄 目次前言一 秘書與行政人員這一行：從工作內容，到未來發展前言二 今天練好職場基本功，明天成為公司大人物不是夢第一章 形象與情緒管理術：了解職場倫理與應對進退，提升個人競爭力第二章 人脈管理術：管好你的人脈，機會永不斷第三章 檔案與辦公桌管理術：創造效率百分百工作環境第四章 會議管理術：會議記錄不是回憶錄，會議記錄做的好，工作效率一把罩第五章 任務管理術：從點到線、從線到面，我是任務達人！第六章 工作回報術：面面俱到的向上溝通術第七章 零碎時間管理術：善用每一分鐘，讓你輕鬆走向成功的殿堂第八章 手機ＡＰＰ應用術：善加利用智慧型手機，讓你的工作更有智慧附錄 如何與秘書與行政工作人員有效合作，讓工作更順暢？

商品規格

試閱文字

內文 : 〈前言一〉 秘書、助理與行政人員這一行

待遇、工作性質如何？職涯發展的競爭力在哪裡？

〈前言二〉 秘書、助理與行政人員通往中、高階主管的成長之路

職場先進給社會新鮮人與從事行政工作者的建議



第一章 形象與情緒管理術

掌握職場的應對進退，提升個人競爭力

1-1 專業行政人員的Dress Code

打理門面，展現專業

1-2 辦公室應對進退八陣圖

用IQ與EQ練就「通情達理」的功夫

1-3 不在其位，要謀其政！

魚幫水，水幫魚；勇於任事，用心經營

1-4 合理的要求是訓練，那不合理的是……

有問題，怎麼反應？

1-5 Secret與Secretary

聆聽、少言、多看，守口如瓶不簡單

1-6 我的未來不是夢！

一步一步走出生涯展望



第二章 人脈管理術 049

管好你的人脈，機會永不斷

2-1 運用筆記建立人臉辨識系統

「請問您是……」問這話就太尷尬了！

2-2 一目瞭然的名片通訊錄

分兩類，讓e化通訊錄與實體名片相輔相成

2-3 人脈套餐幾分熟？

調配出事業、人情的黃金比例

2-4 喚出你的人脈及時雨

廣結善緣，貴人就在你身邊

2-5 成為職場中的食尚玩家

滿足味蕾，打開友誼的大門

2-6 時時累積職場愛心存摺

營造溫馨的工作環境

2-7 全方位打開你的人脈雷達

提升主管與企業形象打，打造個人品牌



第三章 檔案與辦公桌管理術 081

創造效率百分百的工作環境

3-1 別當亂室英雄或亂室佳人

座位整齊清新，自動宣示你的專業

3-2 讓每個實體檔案都有家可歸

超實用的資料夾分類術

3-3 歸檔文具大點兵

辦公室文具各式各樣，你都用對了嗎？

3-4 實體檔案，我何時可以跟你分手？

紙本檔案的留存與銷毀

3-5 電子檔，讓我替你編列終身代號！

流水號電子檔案管理術

3-6 善用Notes系統交接工作

電子清單，交接簡單！



第四章 會議管理術 109

做好籌劃與紀錄，創造高效率的會議環境

4-1 開會擂台，Are you ready?

職場群體溝通的灘頭堡

4-2 搞定會議籌劃

打造最佳決策環境的重要推手

4-3 忙盲茫開會？！

運用會議管理三大絕招，打造職場好「智」會

4-4 究極！會議表單格式設計

設計功能強大的開會通知單和會議紀錄表

4-5 bye-bye回憶錄！我只做會議紀錄

會議、會意，你到底會不會？

4-6 啥？平息會議衝突也算我一份？！

用冷靜與友善跨越會議的衝突

4-7 運用科技，天涯海角都能開會

節省差旅費用，提升行政效率

4-8 稱職行政人員，自我評估

表格化管理會議、記者會細節



第五章 任務管理術 145

從點到線，從線到面，我是任務達人！

5-1 出差行程的安排，怎麼老是丟三落四？

行程規劃一二三：發揮一功力、運用兩表格、掌握三原則

5-2 我也是專業的差旅代辦

篩選重要行程，善用零碎空檔

5-3 老闆不在家，我變小管家

讓差旅與日常無縫接軌

5-4 終極秘書跨國救援

我是老闆的FedEx──使命必達！

5-5 那許多件禮服的秘密

宴會婚禮的賓客邀請與管理

5-6 小額採購過五關

有為有守，建立良好報帳制度

5-7 辦公室風水大哉問

兼顧效率與習俗的搬遷術

5-8 我就是籌劃尾牙春酒的A咖！

發揮內部創意才藝，匯聚公司向心力



第六章 工作回報術 183

面面俱到的向上溝通術

6-1 老闆失憶了嗎，一問再問是為哪樁？

事情不必等老闆問，前中後三段式主動回報

6-2 叫我麻辣助理TPO

工作回報，掌握正確時機，謹守明確立場，選擇適當場合

6-3 當老闆問到重點在哪裡時……

5W1H菁華超濃縮，給我一分鐘，我給你全部重點

6-4 老闆怒火比天高，第一個找我當出氣包？

工作回報前必看的「三情面」︰心情、事情、感情

6-5 別踩到工作報告的地雷

自備「情報衛星接收器」，外探勘、內感測，內外雙修



第七章 零碎時間管理術 205

善用每一分鐘，輕鬆走向成功殿堂

7-1 例行工作、突發狀況一起來，時間永遠不夠用？

四大象限擺心頭，流程預演存腦中，工作快又好

7-2 如何為突發狀況排個隊？

建立工作秩序，「時限」就等於「實現時間」

7-3 老闆指令多又雜，如何如期完成？

「快準狠」三字經，工作效率跑第一

7-4 能者要多勞，工作時間長到天荒地老？

Do it, Delay it, Delegate it, Dump it，4Ds濾鏡助你簡化工作

7-5 同事請託推不掉，分內工作何時能做完？

I just call to say: No, I can't help you! 勇敢奪回時間主控權



第八章 手機APP應用術 227

運用智慧型手機，讓你的工作更有智慧

8-1 別讓延誤的航班成為你的亂流！

傻傻地等，不如運用「航班追蹤」掌握先機

8-2 我的手機在哪裡？

尋找手機的好方法，永遠都有B計畫

8-3 張董的手機號碼是幾號？

我是辦公室裡的查號台

8-4 要等回到辦公室才能處理？

一機在手，存取無窮

8-5 到處都是筆記？

善用筆記軟體，資料與記憶井然有序

8-6 四通八達的行政工作

從租賃車到高鐵、從路況到停車場，全都暢行無阻



〈附錄〉 與秘書、助理、行政人員合作愉快的17個撇步

16個no-no（禁忌）與1個yes!







1-2　辦公室應對進退八陣圖

用IQ與EQ練就「通情達禮」的功夫



幫我到樓下買咖啡送去總經理室！老總和業務部的大頭要喝。」一位業務副理經過新進秘書的座位旁，隨口丟下一句話。

「我現在正在弄報帳……」

「你就幫個忙啊！我有急事要處理，還有我告訴你，帳不會跑掉，大頭們現在就想喝咖啡，滿足他們的事情先處理，OK？」

手上工作被打斷，加上這麼差的口氣，新進秘書一時語塞，不知該怎麼隱藏自己的不悅，正在回覆電話的資深秘書Joanne站起身，從抽屜裡拿出咖啡儲值卡遞給新進秘書，一邊對業務副理打手勢抱歉。

等新進秘書跑腿回來後，資深秘書Joanne問：「你有買一杯請副理嗎？」

「呃，沒有。」新進秘書愣了一下，心想副理又沒有說他要喝咖啡，而且剛剛那樣凶巴巴地，自己難道還要端著咖啡去討好他？

「來來，這算是我們私下聊天。」Joanne靠近新進秘書，低聲說：「對老闆來說，秘書是要幫他們料理麻煩，不是找麻煩的。」

「這個……」新進秘書很想抗辯，工作有先來後到，買便當、飲料，難道該排在對公司而言更嚴肅的報帳前嗎？何況業務副理的態度差到不行，這可是大家有目共睹的啊！

「至於有人沒風度，你就要比他有風度。」像是預知新進秘書想說什麼，Joanne緊接著說：「放軟身段買一杯飲料，說聲不好意思請多包涵，這樣誰能說你的閒話？」



釐清權責，給予最大彈性



辦公室的為難事不勝枚舉，讓許多職場新鮮人左支右絀，加上行政工作有許多地方必須和其他專職人員協調，這其中的眉眉角角就屬於「應對進退」的範疇。

說穿了，應對進退就是釐清權限在哪裡，然後依照權力大小來安排執行次序，同時盡量協調，給序列排在後頭的人較大的彈性，以避免得罪他人的一種功夫。然而，要把這些完美地處理好，實在不是一朝一夕能做到的！以下將針對開場故事的種種窘況，給予應對進退的建議，幫助你在職場上關關難過關關過：

新進秘書心中的OS：我該怎麼辦？



新進秘書心中的OS：我該怎麼辦？

考驗類別 開場故事帶來的疑惑 因應辦法

先聽誰的話？

副理的職級比我高，叫我做事我就該照辦嗎？

高層 直屬上司＞同事

上司可以要求下屬辦事，有問題你可以向同事請益，但怎麼做才正確，最後還是要獲得「有真正決策權」的高層認同。萬一執行情況跟高層設想的有落差，也至少得獲得直屬上司相挺。

先做哪些事？

排定計劃是報帳，突發狀況是買咖啡，前者應該比較重要。

突發狀況vs.排定計劃，學習向上管理

在接到指令時，要思考自己的工作排程，詢問對方排定的時限，然後告知自己處理這件事情的次序，也盡力符合對方需求。

若真的會撞期，也可以暗示對方，更高職級者的指令優先，這是所有人都要遵守的。

什麼態度啊？

副理的口吻與態度都很惹人厭，但他的確可以要求我去買咖啡啊！

難聽的話不見得是錯的

人都聽得進去好言好語，但好言好語未必是正確的要求，甚至是阻礙人進步的糖衣毒藥。站在對方的立場，仔細思考難聽的話，如果它有道理，就說服自己這是一個「忠告」去接受。

我該道歉嗎？

回覆副理我要做比較重要的事情，卻遭來指責，最後還得低聲下氣？

用柔軟的身段捍衛立場底線

確立自己的底線：在時限內做完該完成的事情，額外多出來的事，會展現出最大的誠意來處理，當然，若是觸及底線的要求，一定要反應自己的難處。

若發現自己真的做錯事、弄錯事情的次序，也務必誠心誠意地道歉。

真的假的啊？

前輩資深秘書講話了，要我別替老闆找麻煩，這算公道話嗎？

立刻道謝，珍惜每一個忠告

牴觸一個人的自我感覺有很大的風險，對上司而言，若下屬在被提醒後依舊自以為是，甚至口出怨言，那上司很可能選擇不再提醒，交由更高層來處理；對高層而言，下屬之間的糾紛必須由上級來處理的話，絕對是件頭痛的事，很難不產生壞印象！

因此，珍惜每一個忠告，謝謝給予忠告的人，降低組織內部的摩擦，會讓你的職場評價大幅提升。



溫柔而堅定地做正確的選擇



溫柔是EQ，做正確的選擇是IQ，應對進退是找到一種EQ和IQ的平衡點，每個職場環境的平衡點可能不同，因此隨時留意自己、同事們的作法，時時思考改進之道，相信你的行政工作能夠越來越上手。







2-1　運用筆記建立人臉辨識系統

「請問您是……」問這話就太尷尬了！



某個國際級獎項即將公布得獎名單，又適逢法人說明會、新品上市的宣傳期，加上好幾個重要講座，老闆行程爆滿，資深秘書Sophia自然要跟著說破嘴、跑斷腿，新進助理只得留守辦公室。

「把老闆認識與不認識的人臉都記下來，還知道他們的名字頭銜，就換你陪老闆上刀山下油鍋啦。」

「不認識的也要記？怎麼記啊？」

「背名冊，然後猜猜看誰會意外出現，誰根本不會出現。」Sophia丟下話，抄起公事包就衝出去，留下滿腹疑竇的新進助理。

新進助理點開法說會與會者名冊，一大堆投顧公司經理職員、媒體記者的名字頭銜洋洋灑灑，還有活動現場側拍快照，好幾個人長得沒兩樣，這要怎麼把臉和名字對起來？！



鍛鍊好人脈的基本功



身為主管的秘書或行政助理，有機會跟隨出席商務社交場合，加上往往負責主管對外聯繫的窗口，對於上司的人脈要有一定程度的掌握，以利工作的進行，並為主管與所屬企業建立良好形象。除了上司的人脈，秘書也會接觸到其他公司的秘書或行政人員以及各行各業的專業人士，如能廣結善緣，建立自己的人脈，也能在有需要時獲得神助。

不過，人脈是需要一點一滴累積的，不管是剛入行的新手，還是上司擴增人脈的速度超過你的記憶力，在商務社交場合中，一定要練好人脈基本功 記住對方的姓名、頭銜與臉孔，絕對不可發生張冠李戴的錯誤。



建立你的「人臉辨識系統」



影劇、小說、動漫人物的名字總能讓人印象深刻，連招式套路都容易琅琅上口，例如金庸《天龍八部》中，重要的角色有「北喬峰、南慕容」，慕容家的當家慕容復志在復興燕國，因此單名「復」，家傳絕學是以彼之道、還施彼身的「斗轉星移」……。一旦掌握故事的人物設定，很容易隨著情節發展一直讀下去，並能倒背如流。

因此，不妨運用這個技巧，來為現實人物的姓名、頭銜、特徵編出故事或口訣。在初識對方拿到名片之後，透過觀察力與聯想力，加上有系統地整理，你可以建立一套自己的「人臉辨識系統」，從此再也不會尷尬地問對方：「請問您是……」



用心看

現實社會中許多公眾人物常被媒體賦予特定形象，例如形容一位專業人士有名模架式，會以「某某界林志玲」做比喻，台灣的股市名人則號稱「台版巴菲特」。當然，一般人未必有這樣的評價，但他們待人接物、說話論述的模式，很可能有耐人尋味的特點，可以成為搜索記憶的關鍵。先用心「觀察」，找出你眼中對方的特殊之處，包括外型、專業、興趣、特長、喜好等，在自己的「人臉辨識系統」中快速建立新資料。



口訣心法

就像武俠小說的人物都有江湖外號，精確反映出人物的特色，例如「鐵劃銀鉤」說明用的兵器是判官筆；「低首神龍」則描述身段柔軟善於低頭，手段卻凌厲狠辣。在工作上，若能將你的觀察結果，加上個人的聯想力，套用口訣心法，把人名與形象連結，便能在腦海留下深刻印象。



編織人脈網

當我們認識一個人，可以推敲一下他的人脈網絡，他和什麼人走在一起？他的家族、事業體有哪些核心成員……？現在有網路大神的協助，加上許多報章雜誌也為你整理好了產業相關資訊，完成這項功課不是難事。

把「用心看」、「口訣心法」、「編織人脈網」，詳細記錄下來，必要時隨時更新，讓你對一個人的認識除了薄薄一張名片之外，還能夠從點，延長到線，再擴充到面，並且與時俱進。



下苦功，就是超越



電影《穿著Prada的惡魔》中有精彩的一幕，主角臨危授命要一個晚上記下老闆時尚party的所有賓客，結果她在關鍵時刻提供了魔鬼老闆重要資訊，立下功勞。其實這份苦差事的目的是要讓賓客相信，東道主認識所有人。老闆們通常「只記得大事」，秘書或助理若能整理出一目瞭然的名片通訊錄（參見2-2），並下點工夫，建立自己的人臉辨識系統，協助主管一臂之力，相信這就是讓你在工作上卓越超群的第一步。







3-2　讓每個實體檔案都有家可歸

超實用的資料夾分類術

上回在老鳥同事垃圾山的座位中找東西，不小心打翻沒清理的杯子，讓董事長的簽呈正本沾到咖啡漬，新進秘書的笑話就傳遍整個辦公室，「小心點，以後別惹這種麻煩。」收假返國的老鳥同事很不高興，新進秘書也不甘心地想咬手帕，就算是自己手拙闖禍，但把座位搞得亂七八糟的人，難道就沒有半點責任嗎？

有鑑於這次教訓，新進秘書發誓要展現菜鳥的志氣，不只是當個座位乾淨整齊的「清秀佳人」，還要建構一目瞭然的歸檔秩序，讓每一個光臨自己座位的人都方便辦事。

在檔案隨著時間越積越多，主管同仁三不五時跑來要資料的情況下，儘管員工座位大小差不多，格局都是一張桌面、桌面上三層架、左手下方抽屜、後方兩個公文櫃，秘書還多一個雜物櫃，要怎麼有系統地歸檔，並維持整潔呢？



讓知識管理的好習慣從內而外



桌面整齊有秩序，不僅做起事來得心應手，其實檯面上看到的光景，就是檯面下習慣的延伸，如果桌面像大地震後的廢墟，辦公室檔案收納的狀況也可想而知。

然而東西這麼多，日積月累，怎麼判定什麼要留？什麼要丟？基本上，重複的文件、無意義的廣告文宣、容易再次取得的影印稿，直接捨棄無妨。至於留下來的東西怎麼收到桌面之外的地方，以下規劃建議供你參考：



1.左手邊抽屜：名片盒如果不放桌面，可以放在上層抽屜，一盒是主管的，一盒是自己的；下方較大的抽屜可放置編號0到31號的吊夾，當作日後需要使用的文件或單據的暫存區，例如：下周三（6/18日）主管開會需要使用的紙本文件，就可以先放在（使用日的前一天）17日那一格；或是今天（6/12日）收到繳款期限是6/25日的信用卡帳單，就可以放在24日那一格；如果有同仁來借檔案，也不需要使用登記本，直接拿一張A4單面空白回收紙寫上相關資料（日期、借閱人/電話、借閱檔案、擬歸還日期……），直接將此借條放入預定歸還日期的前一天，這樣就不用擔心被借走的檔案下落不明了。0號格則用來存放跨月份需要使用的文件。如果還有空間，亦可將主管的個人資料影本（身分證、護照、信用卡、戶籍謄本……）放於透明資料簿，收納於此抽屜。



2.三層架：可以當作自己在公司內部的郵件信箱，一層放公文封、一層放傳遞袋，最後一層可以放尚未使用的公文封與傳遞袋，這類文具同仁很可能使用後隨手亂丟，或是積存在自己的座位上，秘書要定期回收整理，甚至作為統一領用的窗口，不然無論準備多少都會不敷使用。

三層架亦做為桌面的分類，規劃成：「待送出」、「待處理」、「待歸檔」等三層，讓各種文件在處理過程中都被安置在對的地方，也讓自己能夠專注於眼前正在處理的事務。



3.身後公文櫃一：上層收放各單位發文的三孔夾，下層放主管的簡報資料吊夾。在這邊，原稿要按發文對象，設定專用三孔夾來存放；影印稿未必要存檔，但簽呈、合約都要設定專用檔案夾。



4. 身後公文櫃二：上層放業務、專案用參考書，下層收納進行中的專案吊夾。



5. 雜物櫃：收納股東大會紀念品、公司禮品、備用文具等待領用之物品。



6. 桌下用A4空紙箱設置廢棄文件暫存箱：要捨棄的文件不要立刻丟，先放到暫存箱中以備不時之需，直到時效性過了或百分百確定不需要了，再進行丟棄；許多企業也會設定文件銷毀時間，屆時再一併出清。



當個知識秘書，規劃自己的辦公室



從檔案管理的層面來看，有「資訊秘書」與「知識秘書」的差別，前者是單純的文件管理員，後者是檔案系統的設計者。

知識秘書懂得看全局，了解整個工作流程，同時把自己定位成知識管理的出發點，在這個自我定位下，自己規劃自己的辦公室，往後無論工作往上發展或是向下延伸，相信都難不倒你。







5-3老闆不在家，我變小管家

讓差旅與日常無縫接軌



執行長出國洽商十來天，行政工作的負荷完全沒有減輕的跡象。資深秘書Sophia一手撕了張MEMO便條，一手遞過一疊公文夾，「這是本周以前要出去的急件，我已經送過估價單，也跟執行長報告過了，把這堆請購單拿去請代理人簽核吧。」

「執行長那裡還有什麼消息嗎？」

「沒有，只叫我們看好家，等他回來就有得忙了。」

「現在難道不夠忙嗎？」小秘書將公文夾放上爆滿的推車，準備去各部門當總收發了。

「到時候一定是報帳、寄謝卡、海量報告一起來，大夥兒準備加班吧。」

聽聞此言，小秘書深覺自己要懂得品味這「只有一般忙」的時光，這時好友在Facebook分享了一張照片，小秘書趁起身跑腿的機會瞄了一眼手機，忍不住噗哧一聲。

「什麼這麼好笑？」鍵盤敲打得如行雲流水的資深秘書問到。

「你知道嗎？有議員出國考察，報告書只寫了『夭壽讚』三個字就算交差了！真希望我們也能比照辦理。」

「這沒天理啊，把我的稅金還來！」



出差中溝通，差旅後做工；建檔整理後，「麻煩」全清空

老闆出差不在家的時候，許多同仁會比平時放鬆心情，有些秘書甚至能趁機請個年假忙裡偷閒。當然，公事在主管出差時也要順暢運作，落實代理人制度，別讓工作掉在地上，順口溜「出差中溝通，差旅後做工」，是秘書、行政人員應奉行的工作秘訣。



出差中「溝通」

與代理人配合、來往信件處理、電話留言紀錄與分類、重要查核事項通知……這幾件事，都是「溝通」的功夫。替出差者、代理人建立起暢行無阻的溝通橋樑，不推遲、漏掉任何事。



差旅後「做工」

差旅費報銷、撰寫出差報告書、寄發感謝函與感謝卡、更新重要事件行事曆，並將簡報檔、名片、會議專案與樣品等物資整理建檔，是差旅後逃不掉的雜工，要避免被雜事追殺的壓力別無他法，就是把事情做完。



建檔整理後，麻煩全清空

如果對排山倒海的雜事感到無從著手，不妨第一步從「建檔整理」開始，這樣就有所本可以去做後續收尾，也不會在寫出差報告時茫無頭緒，順利將麻煩事全部清空。



管家的專業──主人不在也辦事圓滿

一則老笑話：街上有兩個人手裡拿著鏟子，前一個在挖土，後一個填補被挖出來的洞。路人看著奇怪，忍不住問這兩人在做什麼？「我們在種樹。」路人問樹在哪？「中間那個放樹苗的人今天請假。」路人聽了直呼怎麼能不知變通到這種程度！兩人卻異口同聲道：「老闆沒有要我們這麼做。」

大的組織內，每名成員都像小螺絲釘，但不該因為少了某個人，原本該做的事情就運作不下去！「老闆沒說就沒做」更是擔任秘書的大忌。優秀的秘書應該向「管家」看齊，所謂管家的專業，就是步步設想，尤其在主人出門時，協調好家務分工，把事情處理得井井有條，讓主人回來時能無縫接軌。







5-6小額採購過五關

有為有守，建立良好報帳制度



每天開完晨會，大老闆照例要喝一杯熱騰騰的拿鐵，再開始接下來以十五分鐘為單位的緊湊行程。因此，小秘書每天晨會前都從大老闆接過一張百元鈔票，前往隔壁連鎖咖啡店報到，店長只要看到小秘書推門進來，就會反射性地立刻開始煮咖啡，接下來小秘書就端著熱拿鐵，與發票、找零一起交給大老闆。

這個慣例持續了半年，直到部門業務輪調來了一位新秘書，行事老練的他自告奮勇接下買咖啡的任務，但他卻將一百元退還給大老闆，「大老闆您這麼辛苦，這點小錢就算公司的，我來幫你報銷。」

「什――麼！」小秘書簡直不敢相信自己的耳朵：「遊戲規則不是這樣的，這筆錢怎麼可以報公帳！現在他幫老闆報，我以後如果不比照辦理，豈不是要黑掉了？！」



五個查核關卡：有規定時依法辦理，沒講明時建立默契

行政人員經常面臨許多臨時性的小額採購，舉凡訂便當、飲料、替上司跑腿，而這些採買，可能在公司公務與老闆私利的模糊地帶，這時究竟該怎麼處理？

若規定明文在先，當然依照公司規範辦理，至於那些沒講明的潛規則，先通過五個查核關卡，再與相關人員取得默契，做事才不會動輒得咎。



第一關：自己

沒錯，第一關就是你自己。不要覺得身為「區區」小秘書人微言輕，遇到問題依舊需要獨立思考，畢竟每一筆開銷都是經過你的手，無論如何都有一份責任在。

最好的劃分法，就是去想想這筆開支符合哪一種核銷項目？是用在公務的成分比例高？還是私利的比例高？如果超過自己的權限，別忘詢問公司前輩或採購驗收人。



第二關：驗收人或前輩

驗收人通常是直屬上司，或者是較資深的公司前輩，他們能在險惡的職場上生存到今天，一定熟知公司小額採買的生態，路長在嘴上，快去向他們請教。



第三關：單位主管或老闆

錢要怎麼花，決定權最終還是握在老闆手上，如果老闆口頭告知：「這次就用公費訂點心。」在照辦之前，最好還是取得白紙黑字的授權紀錄，例如e-mail、簡訊、即時通訊息，以免發生誤解與糾紛，反而讓自己揹了更大的黑鍋。



第四關：會計

會計應該是獨立於各部門的第三方，若要以公款支應開銷，必然要說服會計，所有收支流程也是他們最清楚，相信會計也會是很好的諮詢對象。

附帶一提，如果你就是會計室主管的秘書，那可能要跳關到第五關。



第五關：稽核

在有制度的公司中，稽核將會查驗公司的各項表單與帳目，並糾舉需要改善或不符合規範之處。過往有哪些被糾舉的前案可循，也是一名優秀的行政人員可借鏡之處。



有技巧地堅持正確的事

大家一定會好奇，開場故事中的小秘書該怎麼辦？

其實最好的解方，莫過於堅持正確的事。小秘書未必要斥責新同事破壞規則，或責怪大老闆不該貪小便宜，技巧性地問：「大老闆，要不要存放一筆咖啡儲值金在我這邊？每個月我還可以幫您對發票喔。」相信有為有守的你，就能化危機為轉機。