AI驗證! 最強PPT製作法: 照做就對了! 提案成功率94% | 誠品線上

科学的に正しいずるい資料作成術

內容簡介

內容簡介 取樣526間公司、跨14業種和13類部門，共5萬多份PPT， 利用Amazon、Microsoft、Google、IBM等四種AI分析技術 所導出的「一次OK的成功模式」！ 經4,513人實際運用，提案成功率高達94%！ 演講、行銷會議、業務商談、銷售提案、面試簡介…… 各種場合均可直接套用，省時、省力、完全不費事！ 你是不是一直搞錯重點了？ 熬夜製作精美PPT、嘴巴說得口沫橫飛，但是業績一樣沒起色？ 如果沒有明確目的就投入工作，絕對無法得到成果。 好的簡報只有一個目的，就是「讓對方照你想的去做」！ 一份成功的簡報取決於事前的準備功夫： 「你製作PPT資料的目的為何？」 「是為了被稱讚簡報做得漂亮而製作嗎？」 「開始簡報的前10秒聽者就已經呵欠連連？」 「你的這份提案資料為公司帶來多少業績？」 「你的簡報能不能解決部門的老問題？」 「你的簡報是否具有洞見，能讓老闆看到『錢』景而笑顏逐開？」 「你的商品簡介是否能讓客戶信賴而願意掏錢購買？」 這套PPT成功模式，經過4,513人實際利用，驗證達成率94%！ 想要獲得加薪、升遷？直接照著本書教的做就對了！ ［實踐者心聲］ 先前我都把細心製作簡報這件事當成目的了，實在感到羞愧。現在會把時間花費在思考對方的情況來拿捏內容，結果反而省下不少製作時間。 （製造業、30多歲、男性） 說實話，我原先以為「那麼大膽的資料怎可能打動對方！」但反而能與客戶多聊，業績也提升了。在我改變方法以後，已經連續五個月業績都超出預期目標。 （IT企業、40多歲、女性） 回顧自己怎麼製作簡報，便能明白是否會成功，我實在感激涕零。先前都是製作完之後自己覺得非常滿意，但今後希望能以打動對方來獲得成就感。 （貿易公司、50多歲、男性） 我都是根據數據來製作簡報，因此馬上就能理解這種製作法。現在我在公司裡負責指導大家這種製作法，社長的資料也由我來負責。 （運輸業、30多歲、男性） 第一次改為製作內容簡單易懂的簡報，膽戰心驚地呈報上去，竟然第一次被那個總是刁難人的部長稱讚了！他認為內容經過深思熟慮，因此採用了我的企畫。 （食品製造業、20多歲、女性） 我參加了這個實際驗證的實驗。之後也能自己製作「聚焦於重要事項的簡報」，提升了我的信心，一改過去的膽怯，開始能向顧客提案，顧客也會稱讚我，讓我越來越喜歡這份工作了。 （健康企業、20多歲、女性）

作者介紹

作者介紹 越川慎司Cross River股份有限公司社長，曾任職微軟，負責PowerPoint部門。於2017年設立Cross River，倡導活用AI技術，全社週休三日，高效率支援529家公司企業，實現工作模式和營利模式革新。每年受邀演講超過110場，致力推廣花最少時間和勞力，收獲最大成果和利益。黃詩婷喜愛日本動漫畫、傳統文化、文學及歷史，人生目標是以書籍譯者身分終老一生。大學就讀東吳大學日文系並曾前往日本遊學，現為自由譯者。

產品目錄

產品目錄 [卷頭彩頁] 1萬人採取行動！這就是能一舉讓對方說OK的簡報！ ＜序＞ 製作簡報不是目的，而是手段 序章 訪談826位決策人員，以AI分析5萬多張資料得到的結果 自全國收集來的5萬多張簡報資料 如何使用AI進行分析？ 什麼是使用AI導出的「獲勝模式」？ 1. 難以理解的資料10秒就會被丟在一邊 2. 不同職位者重視的要點也不相同 3. 數字與簡潔的用色能震撼人心 [COLUMN]各公司的PPT高手正在煩惱無法提升業績 第1章 「一次OK！」製作PPT資料的14個狡猾秘技 秘技01 1張投影片「150字以內」 秘技02 使用電腦預設字型 秘技03 字級大小在「24pt」以上 秘技04 使用顏色設在「3色以內」 文字顏色為「深灰色」 基礎色為「彩度低的扁平色調」 重點色為「與基礎色相對的色相」 秘技05 多點「留白」、多些「反白字」 目標要有「聚光燈效果」 使用留白集中視線 秘技06 考量「對角線」來配置內容 秘技07 「箭號」不能超過5個 秘技08 「圖示」限3個以內 秘技09 盡可能不用「底線」「紅字」 秘技10 強調「變化」 秘技11 大量使用「數字」（最好是奇數） 秘技12 「標題」要在35字內，而且要添加數字 秘技13 「頁碼」放在右上或左上 秘技14 放入「失敗案例」 [COLUMN]可活用在PPT製作時的效果與原則 第2章 巧妙活用圖表、影片的11個重點 重點01 使用「高品質圖片」 重點02 「標語」要短、有效果 重點03 「圖片」要配合文章編排 重點04 善用「3D模組」增添魅力 重點05 放「影片」，只能放一段 建議使用有聲影片 重點06 透過螢幕錄製插入「示範」 重點07 少用「動畫」，多用「切換畫面」 重點08 超過30分鐘，每5張放1張圖或影片 重點09 借「蔡格尼效應」引發興趣 重點10 「圖表」要能讓人洞察先機 重點11 圖表運用自如的四項規則 [COLUMN]扭曲的評價制度催生了過於華麗的投影片 第3章 準備決定九成！一次OK必須留心的11個撇步 撇步01 決定攻頂後，再登山 活用恐怖故事與快樂劇本 資料最後放上激發勇氣的話語 撇步02 按下「意願按鈕」的三大要素 撇步03 製作資料前先創作「故事」 撇步04 以「AIDCA」落實故事 撇步05 事先以「顧客觀點」整理好將提供的價值 「問題迴避型」的特徵 「目標達成型」的特徵 各個對應方式 撇步06 最重要的是最初和最後 撇步07 增添對方的喜悅 撇步08 「適用感情派」的PPT製作訣竅 撇步09 「適用理論派」的PPT製作訣竅 撇步10 以「自家事」獲得同感 撇步11 以「前饋控制」打消退件 [COLUMN]「似乎」很重要的資料有93%都是不必要的 第4章 「一次OK簡報」的8項訣竅 訣竅01 簡報最開始的重點 盡可能不發送紙本資料 宣告說明時間、確保回答問題的時間 訣竅02 贏得對方信賴的方法 展現自己的業績而非職稱 公司簡介也要以業績為重 訣竅03 瞬間提高信賴度的「詰問」 訣竅04 讓對方說出這句話，就表示你的發表成功了 訣竅05 避免被問「重點是？」的方法 訣竅06 在最初30秒內抓住視線 訣竅07 不要用雷射筆，用滑鼠游標 訣竅08 邊點頭邊說話能引發同感 [COLUMN]充分授權，多留點時間思考創新 第5章 前PowerPoint負責人教你１年縮短80小時的速效9招 速效01 1萬2,000人有感的PowerPoint速效技巧 速效02 匯入「word文章」 速效03 自訂「快速存取工具列」將圖形排整齊 速效04 速效製作PowerPoint的快速鍵 速效05 活用Windows 10的「剪貼簿記錄」 速效06 事前設定好「投影片母片」 速效07 能調整圖片的「設計構想」 速效08 使用AI自動翻譯 速效09 統一資料格式 ＜結語＞ 以更短的時間得到更好的結果

商品規格

最佳賣點

最佳賣點 : ★前日本微軟PowerPoint事業部負責人、專家中的專家親授！
★附「動員1萬人，一舉讓對方說OK」的彩色版投影片範例！

試閱文字

內文 : ＜序章＞
訪談826位決策人員，以AI分析5萬多張資料得到的結果
為了製作出能夠打動對方的資料，我認為必須有明確區分出「這樣對方會被打動」「這樣子並不會被打動」的資料。因此我將這些資料以AI程式分析過後，將結果告訴大家。

自全國收集來的5萬多張簡報資料

製作資料的目的，並不在於將設計做得非常洗練、也不在於有邏輯地告知對方內容，而是要讓對方如自己所想的進行下一步。
設計或說明手法都只是手段。讓對方看過資料之後，若只有「這資料真棒。就這樣」的話是不行的。沒有打動對方就沒有意義了。

如果是提案給顧客的資料，那麼目的就是希望對方能夠理解內容，並且決定採用、使用資料中說明的事物。如果是公司內部共享的資料，那就是決定要在何時及如何使用那份資料，順利的話才能說是成功。
也就是說，提出的資料希望對方如何理解、如何走下一步，這些事情若沒有先設定好，就沒有達成原先的目的。
如果對方被打動了，那你就有了工作成果、你所面對的那個公司內部問題也得以解決，一切事情都能如你所願順利的執行。

那麼，應該如何打動對方呢？
知道答案的人，當然就是「對方」，也就是提交資料的對象。
有了這樣的想法後，我便花費了數十萬的預算，開始接洽全國具有決策權力的826位商務人士。
之後我給他們看過大量相同的資料，詢問他們「哪份資料會影響你做決策？」「哪份資料有可能會影響你的行動？」

最後我與526間公司、橫跨14個業種、13類部門，總共826人見了面，這些人的職稱有經營者、執行經理、部長、課長等，是持有預算及具備決策權力者，為公司內外「決定」各種事情的人物。當中我甚至借閱了必須簽下保密協定、對於實際決策有極大影響的簡報案例。

另外我也請與我有業務往來、協助他們革新工作模式的26間公司幫我收集「頂尖業務人員獲得大型訂單時使用的簡報資料」「成功說服反對派的簡報資料」「在董事會議上獲得稱讚的簡報資料」加以彙整分析。

收集到的資料共有5萬1,544張、訪談決策人員意見時間超過700小時。
之後又使用各公司的AI服務（Amazon的AWS、Microsoft的Azure、Google的GCP、IBM的Watson）進行分析，導出能夠打動對方的簡報資料「獲勝模式」。
另外，為了確認該模式是否確有其效果，我也請9間客戶公司共4,513人進行為期兩個月的實證實驗。
使用與從前相同的提案資料，並且應用這個「獲勝模式」來製作PowerPoint資料，然後使用該資料進行商務會談。
結果這4,513人的會談成功率平均提升了22%，同時，他們製作資料的時間比先前平均降低了20%。

如何使用AI進行分析？

本次調查運用了四種AI程式。
訪談方面在獲得許可後進行了錄音、錄影，並以Google的Speech API將錄音檔轉成文字。錄影檔則使用Microsoft Azure Cognitive API來分析情緒。文字檔使用IBM Watson的文字挖掘功能來分析種類、傾向。投影片資料手動轉換為圖片，以Microsoft Azure分析圖片、並使用Amazon Web Service的Deep Learning來導出獲勝模式。
藉由使用多家不同公司的AI來提高分析的精確度，藉此精粹出「能夠一次讓人說出OK的簡報」之特徵及傾向。以下介紹實際進行AI分析時的三步驟。

＜AI分析步驟1＞
首先要收集各式各樣的投影片資料。接下來根據訪談決策人員的情報，來為資料標上可打動人心、可驅使人行動，或者非此類資料的標籤。另外，在訪談的發言中也會將表示開心或怒氣的語言區分出來。

＜AI分析步驟2＞
挑選出標上成功標籤的資料，找出其特徵、共通點（文字數、經常使用的關鍵字、色彩數量、圖片使用頻率、圖片及圖示用量多寡等）。除了「可打動人心的資料」外，也會分析在訪談當中經常被提及的話語，以及提及該詞句時的情緒。

＜AI分析步驟3＞
比較「可打動人心的資料」與「無法達成目標的資料」這類分析，例如，「能夠打動人心的資料當中，1張投影片的文字量平均在無法達成目標的資料之1/3以下」。要了這個分析法則（演算法），就可以簡單判斷出作好的資料是否能夠打動人心。

什麼是使用AI導出的「獲勝模式」？

依據此調查及分析的結果，得知決策人員會採用「與製作者不同的觀點」來看資料，製作者耗費時間、費工夫處理的部分還可能得到反效果。也就是說，大多數耗費時間作出來的資料都無法打動對方，也無法留下成果。
整理後得出以下三大重點。

＜訪談調查與AI分析後得到的真相＞
1. 難以理解的資料10秒就會被丟在一邊
2. 不同職位者重視的要點也不相同
3. 數字與簡潔的用色能震撼人心

接下來依序說明。

1. 難以理解的資料10秒就會被丟在一邊

我在微軟擔任PowerPoint事業部負責人的時候，經常需要回答客戶提出的問題，像是「我想要製作讓人容易理解的投影片，應該怎麼做才好？」「這份資料是哪裡不妥了？」等，在透過訪談了826位決策人員後，我重新了解「難以理解的資料」的特徵。

極端一點來說，「難以理解的資料」，就是「資訊量過多」的資料。
除了文字以外，如果將顏色、圖示、箭號等製作者覺得還不錯的大量資訊都放到資料上，反而會造成反效果。
資料上的訊息會透過五感進入大腦，而五感當中最具魄力的便是「視覺」帶來的訊息。就算我在演講時拚了命講到喉嚨都沙啞，聽的人仍會忘記我說了些什麼。也就是說，最好先思考以視覺讓資訊進入對方頭腦的戰略比較妥當。
另一方面，被舉出是「資料難以理解」的案例，有69%以上都是15秒內就被指正。
因此我們可以提出一個假設，就是無法在10秒內判斷是「容易理解」或「難以理解」的，就是「難以理解的資料」。

根據此假設，我們請4,513人進行實驗，結果「容易理解的資料」與提交對象讚許的資料，對比其他資料的成交率，約有2.2倍的差異。
在此調查中我們得知，只要在看到資料的最初10秒進行判斷，若是「容易理解的資料」，那麼打動人心的機率就會上升。

2. 不同職位者重視的要點也不相同

在訪談上至社長下至課長等各階層的人員時，發現不同職位看待資料的方式、判斷的方法也各有不同。
此外，職位相同但業種不同的人，他們的決策方式傾向一致。
下圖顯示的是經營者至工程人員的決策方式及興趣喜好。
舉例來說，最上面的經營者其實並非以邏輯，而是以情感來判斷事物的。
在公司這艘船上掌舵的經營者，目的當然是要追求利益，使股東能夠回收成本。
但是，他們在決定事物的時候，並不一定是針對投資效果等進行判斷。由於比起其他職位的人員，經營者要以更加長遠的觀點來看待事物，因此會更重視那件事（提案）能帶來什麼改變，也就是它未來能創造出什麼樣的價值。

經營者重視的是「情感價值」，這與去除痛苦、解決問題的探究不同，而是放眼在未來的喜悅能夠有所增加。

也就是說，若資料要提交給經營者，就必須考量：
‧與其從1到10完整說明邏輯，不如增加能深刻影響情感的事物
‧由於多半是為年長者所製作，所以字體要大、字數要少
這樣比較容易「一次OK」。

採用以上手法，就可以配合對方來做有效的準備，比方說「高級董事是理論派，因此採用數據與事例的邏輯解說來進攻」「開發者喜歡白紙（技術文件），因此投影片上只簡單說明，然後引導他們『詳細資訊在補充資料裡』會比較好」。這類手法會在106頁詳細說明。

另外，若是每次都要根據對方的屬性而變更製作資料的方式，會導致效率下降。
因此最好的辦法，就是打造出所有屬性都能有所迴響的規則，並且依該規則來製作資料。
舉例來說，不管是哪個屬性，都傾向討厭投影片資訊量過多。
這就是方才已經說明過的，這種情況會被定義為「難以理解的資料」。若是對方看見文字量多的投影片，非常遺憾的，這會令他覺得疲憊，並不想再繼續看下去，結果自然無法讓對方了解內容。
能夠打動所有屬性的獲勝模式，會在第1章中詳細說明。

3. 數字與簡潔的用色能震撼人心

要打動決策人員的心，重點在解決課題與感情價值。
課題解決是指消除目前感受到的疼痛；而感情價值則是實現未來的理想樣貌，感受到這兩項魅力就能做出決策。為了使對方能夠接受，可想而知使用數字將會是有效的作法。

為了檢驗此一假設，在以4,513人為對象的實驗中，也請參與者盡可能使用數字來展現業績及調查結果。
雖然無法證實有直接的因果關係，但畢竟最後結果中成交率確實提升了22%，想來數字造成的影響可能性頗高。
尤其是在開頭的自我介紹（公司簡介）中，如果能以數字來說明業績獲取信賴，然後再根據說明用數字來表示將提供對方的價值（利益或效果），對方通常都能接受，最後再整合說明，如此一來打動對方的可能性又更高了。

另外，決策者通常會在剛開始說明資料時，就決定其方向性。接下來會確認他的想法是否正確，或者其實並不正確。而在對方的確認作業中，最需要的就是接受度。也就是想要客觀性確認自己的認知正確。
因此最有效的三大關鍵就是：
（1）數字、（2）再現性、（3）可信賴的第三者意見
對方就是在找這些資料。因此只要這三項在開頭與後半出現的話，即可確知能增加對方的接受度。

另外，使用AI的Computer Vision這個功能，調查了「打動對方的資料」內的配色，結果發現投影片中使用的顏色數量偏少，平均為3.5種顏色，意思就是每張投影片大概只用了3色或4色。
配色的詳細使用方法會在第1章當中說明。

【COLUMN】　各公司PPT高手正在煩惱無法提升業績

如果沒有明確目的就投入工作，那絕對無法得到成果。
我在各地舉辦PPT製作講座時，不少聽眾都打算來學習各種程式功能，而且志在作出美輪美奐的投影片。其中也有非常厲害的人，對著我這個PPT負責人展現他花了七小時製作的精美資料。

像這類「PowerPoint高手」大多都隸屬業務部門，但當我一詢問他們：「你以那份提案資料獲得了多少業績呢？」多半都支吾其詞。

對於那些告訴我「周遭的人都非常稱讚我呢」的人，我也曾問過他們：「你是為了被稱讚而製作這份簡報嗎？」但他們卻回答：「只是做完之後被稱讚了……」

我會問這類問題，是因為我衷心希望大家是因為做出傲人業績而自豪，而不是做出精美的PPT這件事，畢竟他們是業務人員啊。

製作PPT資料的目的在於「讓對方照自己想的來做」，如果沒有回顧檢視究竟有沒有達到成果，就無法判斷「那份投影片是不是很棒」。

必須弄清楚為何要製作PPT這個步驟，並且「牢記在心」才是。

不這樣的話，製作PPT這件事情本身就會變成目的，這樣就無法達成原先的目標了。相信各位都不是為了製作資訊量大的PPT而熬夜到三更半夜，藉此獲得充實感吧。

我想，大家所追求的，是展現出成果的成就感。光靠著長時間的勞動與毅力，是無法獲得充實感的。
如果你的PPT資料是作為提案用，那麼只要對方接受該提案就算是成功了。

對方是什麼樣的人，又會如何決定事情等戰略，都必須先模擬一遍，盡可能地接近目標。換個說法就是，對一個想喝水的人來說，你端出多高級的咖啡，他都不會因此感到高興的。

試閱文字

自序 : 製作簡報不是目的，而是手段

Microsoft PowerPoint（簡稱PowerPoint）自從第一版釋出後已過30多年，被應用在小學課程、婚禮宴客、製作月曆等各種用途上。

日本的PowerPoint使用率在世界排名數一數二。我也曾擔任包含PowerPoint在內的Office業務負責人，因此能夠經手這類大家喜愛的產品，實在感到榮幸。

話雖如此，但有一點卻讓人感到困惑──「這項產品有好好的被應用在商務活動上嗎？」

我離開微軟之後，自己創立的事業是支援500多間公司的「工作模式革新」，因此看見了許多商務人士把製作投影片本身當成目的。有許多人用小小的文字塞滿整個投影片、還加入色彩繽紛的圖表，勤奮努力地做到三更半夜。
他們認為這樣做比較好，因此花費許多時間熬夜加班製作，完成之後帶著滿滿的充實感踏上歸途。
但是結果往往沒能達成目的。下一次又使用了相同的方法製作簡報，一樣不成功，就算買了教科書學習，也還是無法提升成效。

話說回來，你曾經登上富士山的山頂嗎？
登山者會以攻頂為目標，購買登山服、早早起床做準備，沒有一個人是出門散個步，就抵達富士山頂的。

製作簡報也是如此──
製作簡報這件事情並不是「目的」，而是「手段」。

話雖如此，你是不是還沒決定目的就開始動手製作簡報了呢？為了製作提案資料，是不是把投影片塞滿了文字與圖形，一回神才發現花費了比想像中還要多的時間，然後內心有著滿滿「終於做好了」的充實感？

如果不能經常將「我是為了達成目的才製作簡報」這件事情放在心上，那就很容易在山路間迷路，永遠都無法攻頂。

那麼，製作簡報的目的究竟為何？
我拿這個問題詢問來上我講座課程的商務人員，85%都回答「為了傳達自己想表達的事情」。

但其實這是錯的。
製作簡報的目的並非傳達事情，而是要更進一步，也就是讓對方照你所想的行動。
為此必須思考「應該怎麼做？」才行。這並非要做出一份漂亮的簡報，而是要徹底思考應該怎麼做才能打動對方。

本書並不只是單純介紹如何製作PowerPoint簡報，而是要各位將「打動對方」當成目標，並為大家介紹達成此目標的正確技巧。

這本書並不是一本打高空告訴你這樣做就對了的教科書，而是從「能夠打動人心的資料」回溯簡報的製作方式，再整理出具有再現性的獲勝模式。
這是收集並分析5萬又1,544張PowerPoint檔案，所得到的成功模式，又再請4,513人實驗佐證，成交率達94%，是極具再現性的智識。

請不要學習後就以為結束了，務必在今後製作PowerPoint時加以應用，我想你的成果和思考一定會有所改變。