埃森哲顧問教你6堂回報的話術: 重新排列你的說話順序, 就能讓對方聽得頻說好! | 誠品線上

一番伝わる説明の順番

內容簡介

內容簡介 ◎日本亞馬遜商業類圖書TOP 10「我不是很懂你說的！」、「結論到底是什麼？」你被說這兩句話時，是否會急到語無倫次？作者傳授40個技巧，解決你－－簡報過長、進度報告混亂……等傳達的困擾！「我超級不擅長簡報發表。」「根本聽不懂對方想要表達什麼。」「大概知道對方想說的事情，但是很難理解。」「一直不斷被詢問同樣的事情。」如果你也有這樣的經驗，那你必須向埃森哲顧問學這6堂……◎我每天在埃森哲要做數場回報，練就……作者田中耕比古曾服務於埃森哲、IBM等知名企業，並且在各樣業界中擔任策略顧問。他在日常生活中訓練自己的思考，觀察許多諮詢顧問的表達方法，發現：如何排列說話的順序，會使對方產生極為不同的反應！想要讓對方「有聽也有懂」，在於表達邏輯是否通暢、思緒是否跟上對話的步調，以及聽者能否馬上找到重點。注意「說話順序」不只為工作帶來良好成果，還讓他人聽了會心一笑，甚至180度翻轉你的評價和印象！◎因為平舖直述的報告，沒有人可以耐心地聽下去！如果依照自己腦中思考的順序來說話，甚至以為：「只要我努力說明解釋，對方一定通聽得懂」，最後容易變成一個人唱獨角戲的對話。【錯誤案例】業務日報的內容「離開辦公室後，我前往顧客的公司拜訪顧客方的課長。途中想起對方的課長要調動到總公司，於是猶豫是否應該買伴手禮去。我猜想對方應該喜歡甜食，所以決定買些茶點讓該部門的員工一起享用。而且，那位課長明天要到外地出差，我想這次拜訪可能是他調職前最後的見面機會，因此既是打招呼的好機會，還可以打聽未來和調動後的新陣容有商業往來的可能性。」以上流水帳般記錄工作進度，主管不知道你的報告目的，因此應該找出重點是「還好有買伴手禮過去」，或是「有和對方總公司部門交易的可能性」。◎首先，製作你的「對話地圖」引導對方聽你說下去！若想知道自己即將前往的目的地在哪裡，你會做的第一件事是什麼呢？當然是打開地圖！在職場中與主管、同事對話或回報事情時，如果不曉得對話目的，容易讓彼此迷失方向，因此作者提出：應該製作「對話地圖」，才能……●展開對話地圖的三個好處：1.掌握對話主題的範圍（地圖有多廣？）2.瞭解當前的對話焦點在哪（現在位置是？）3.理解論點之間的關係（與其他地點的位置？）●製作對話地圖的五個鐵則：1.地圖越大越好2.能延伸或重新劃定範圍3.明確找出焦點4.經常確認地圖上的「現在位置」……◎第二步，學會9個表達方式，讓人對你印象深刻！策略顧問為何都能將事情分析得一清二楚？因為他們平時使用這些方法訓練自己的思考、整理思緒，讓表達更有條理！●「彩色沐浴」找出特定事物，發現你不曾注意的小細節！例：決定找出紅色的事物，走在路上時會有許多紅色的東西主動映入眼簾。也可以試著尋找「外國汽車」、「寵物狗」、「自動販賣機」、「使用人物照片的廣告」●將句子分解成單字，訓練表達的用字遣詞精準度！例：被交辦工作後，要立刻回覆成果概要→「被交辦工作後」、「立刻」、「回覆」、「成果概要」，並且改寫句子的結構。●將指令分解為細部流程，將原本複雜的工作變得簡單有條理！例：將「企劃聖誕派對」的流程加以分解，包含：宣傳、接待、舉杯慶祝、長官致詞、自由暢談和用餐、現場活動、結束派對、送客、付款。●學會捨棄資訊，幫聽者篩選資訊的重點！例：要提出適合工作相關人士聚餐的餐廳候選名單，先鎖定於「預算」，確認對方的預算程度，再提議以葡萄酒為餐廳特色。●擔任會議紀錄人員、歸納商業用書的大綱，提升概述能力！例：將商業知識書、會議內容整理並精簡內容，訓練自己的歸納和抓重點的能力，再請主管、前輩或其他人幫忙確認，也有助於提升工作的表現。

各界推薦

各界推薦 ◎聯合推薦悅思捷管理顧問有限公司總經理／柯振南 世紀奧美公關創辦人／丁菱娟 秒殺課程「一談就赢」創辦人 、知名企業管理講師／鄭志豪

作者介紹

作者介紹 ■作者簡介田中耕比古GIXo有限公司董事、行銷策略總監（CMSO）。 2000年畢業於關西學院大學綜合政策學院。曾任職於埃森哲（Accenture）管理顧問公司、日本IBM公司，2012年起擔任現職。 揭示「將思考總量最大化」的願景，針對製造、金融、醫藥、通訊、物流、零售業等多元業界，在事業策略計畫、供應鏈改革、業務改革、人才培育等廣泛領域，提供「輔助思考型」的管理諮詢服務。 著作有《Excel數字力》、《理論思考╳Power Point的企劃製作書》、《能幹的人「理所當然」具備的工作基礎力》 GIXo有限公司：https: www.gixo.jp ■譯者簡介黃立萍新聞系畢業。曾任出版社童書編輯、公關公司執行編輯、網路公司企劃、台灣人的日文老師、日本人的中文老師。現在以SOHO身分從事採訪、撰稿，以及中日文翻譯等工作。能以流暢文字呈現適切的語意，是身為文字工作者最大的幸福與喜悅。 譯作有《宜得利淬鍊50年的原則》、《為什麼超級業務員都想學文案銷售》、《為什麼超級業務員都想學故事銷售》（皆為大樂文化出版）等。

產品目錄

產品目錄 前言 把說話順序倒過來，意思大不同！第１章 常見的3種錯誤報告方式，你是哪一種？為什麼回報事項，對方總是有聽沒有懂？想到什麼說什麼，難怪主管聽了一肚子氣聰明的學者或專家，說話真的比較有趣動聽嗎？對話像是在迷宮中打轉，因為你沒想好終點和目的只要改變3個失敗的說明方式，對方就能秒懂第２章 我的回報太長、他的問題刁鑽怎麼解？隨時注意對方，有沒有跟上你的說話步調話題是由誰主導，就得改變你的表達順序！老闆容易忘，因此「前情提要」很重要簡短地說出結論、主張或本質，才能讓事情更順利以客觀角度描述根據、理由和事實，使邏輯更有力！如何讓冗長的補充資訊，引起對方的高度興趣呢？回報結尾時，務必重複一次結論與主張對方提出刁鑽問題怎麼辦？掌握3訣竅別亂掰回報內容很長怎麼辦？得篩選重點很重要第３章 報告前，把想說的話寫在紙上！在你開口說話前，先搞清楚對方想知道什麼事情彙整思緒的4步驟，明確掌握你想說、他想聽的內容越簡短越容易傳達？掌握2招技巧精簡內容回報時如何講重點？從主幹開始表達、捨棄枝微末節為什麼別人簡報可以獲得滿堂彩？因為他們都善於……策略顧問善於表達的祕訣，在於用紙筆寫出思緒第４章 報告時，學會製作你的「說明地圖」！讓對方更快理解你的話，用3方法幫他整理思緒避免對話總是迷失方向，你需要準備的道具是……如何製作「說明地圖」，讓你的報告脈絡分明？萬一對方的腦袋很糾結，用「提問法」幫他找出邏輯站在對方的立場思考，來修正你想說的內容諮詢顧問都用MECE原則，幫助分析說話的架構第５章 報告後，留下「會說話」的好印象，祕密是……想用話語影響對方行動，重點在於事前調查！先掌握大方向，深入解說才會變得更順利用「邏輯樹」統一內容的層次感，避免內容重複難懂善用「條件分歧」，可以避免對方解讀錯誤善用「比喻」，就能讓對方立刻理解第６章 養成9種日常思考習慣，你也能成為簡報高手！找出生活中的特定事物，可以發現更多寶藏！將句子分解成單字，檢視用字遣詞是否精準恰當學會分解流程，擺脫一個口令一個動作的傻瓜思維訓練自己學會捨棄，為聽者鎖定重點目標舉例或條件都以「三」為主，調整內容更平衡想要整合「粒度」，先從檢視餐廳的菜單開始練習多多擔任會議紀錄，能快速提升你的歸納能力為朋友量身打造綽號，也是訓練「具體化」的撇步思考每日午餐的目標，竟然可以訓練「假設思考」？如何解釋「艱難名詞」？學作者這樣使用比喻的絕技！結語 期待你，做一個「思考狂人」吧！

商品規格

最佳賣點

最佳賣點 : ‧6堂回報藝術課，解開腦中纏在一起的思緒，找出清晰易懂的邏輯！
‧20張圖表、40條重點整理，幫助你快速上手、找出回報重點！

試閱文字

自序 : 前言　把說話順序倒過來，意思大不同！
◆為什麼會以為對方已經知道？
「我不太懂你想說什麼。」
「所以，你到底想說什麼？」

曾有人對你說過這樣的話嗎？不論是工作場合或是私人生活，經常有許多情況需要對別人說明某些事。
舉凡簡報、電話，或是面對面銷售、說明工作內容或進度報告等，說明事情的狀況，並讓對方進一步理解是所有工作的基本。另外，即使是日常對話，我們幾乎在所有情況下都必須向對方說明。談論新聞內容、聊聊最近發生的事情，我們多半也需要表示自己的想法，說明：「我覺得這個問題是……」、「我認為這樣比較好，因為……」。
有些人的說明相當容易理解，但也有些人說話總是難以理解他到底想表達什麼。雖然有些人表達時會碰到這些問題：將簡單的事講得很複雜、有話想說，卻不知道如何表達、說到一半，不知道自己到底想表達什麼。
另一方面，也有人能簡單明瞭地解釋艱澀的事情、能讓對方理解並信服：「原來如此，確實如你所言！」甚至可以讓對方說出：「你的說明很容易懂，我非常認同。」
如果是在日常生活和朋友閒聊，即使表達拙劣也沒有關係，但在工作上會產生大問題。一旦無法確實傳達意思，恐怕對你的工作評價、品質和效率，都會產生不好的影響。
簡報做不好，企劃便無法順利推行，甚至會被不斷要求重新提交工作報告。比起這些顯而易見的失敗，不善說明會阻擋資訊流通，甚至不自覺地導致工作效率降低，反而更危險。
我們應該如何做出讓人容易理解的說明呢？關鍵在於，你必須先理解「說明也是溝通、傳遞資訊的方式」。
提到說明，或許你會想像是一個說話者，單方面表達想法的畫面，但其實那只是一個人自顧自地講話，並不是溝通。因此，才會發生說話者以為自己已經表達，但聽者無法理解的情況，也不願意依照對方的請託、採取行動。
溝通必須由說話者和聽者雙方，相互將正確的資訊傳遞給對方，因此重點在於「應該一邊整理對方的思緒，一邊表達自己的想法」。對方是否確實理解？有沒有跟上話題？當你掌握對方的狀況，並配合狀況改變自己的說話方式，才是確實傳遞想法的訣竅。

◆改變說話順序，急遽提升說明能力
具體來說，想要明顯提升說明能力的方法，是注意「說話的順序」。商業書中經常教導讀者如何表達，包含說話方式、交談方式，以及抑揚和聲調等。
但我認為比這些更重要的是傳達資訊的順序。不只是說明，在交談或以文章傳遞想法時，只要改變順序，就能讓表達方式產生大幅變化。許多能人之所以能說明得讓人覺得淺顯易懂，都是因為有意識地注意自己的表達順序，才開口說話。反過來說，不擅長說明的人，則沒有意識到說話順序的重要性。舉個簡單的例子來說：

「他是個騙子，不過是個好人。」
「他是個好人，不過是個騙子。」

雖然這兩個句子的內容相同，但讀者收到的印象必定天差地別（最後表達的資訊會讓人留下深刻印象，稱為「新近效應（recency effect）」）。以什麼樣的順序表達，對方接收的資訊會出現極大不同。
如果你具備的說明能力讓人易於理解，以下這些好處會成為強大的助力，幫你的人生推往美好方向：

．簡報、提案或想法更容易被接受，能順暢推展工作。
．能快速地讓對方理解想法，因此更快達成共識。
．鍛鍊整理想法的能力，能更結構性地掌握事物。
．可以一邊聽人說話，一邊整理內容，讓理解能力更上一層。
．別人會認為你頭腦聰明，因此得到更好的機緣。

說明的重要性雖不足掛齒，卻不能輕忽。光能簡單易懂地說明艱澀的事物，就能讓工作或日常生活中的成果、印象、評價，產生戲劇性的變化。
本書的內容雖然著眼於說明能力，但也會觸及這個能力的基礎：如何結構、系統性地思考事物。搭配本書介紹的方法，並掌握整理事情條理的方式，你的溝通能力於公於私都會大幅改善。
若本書能讓您過上更豐富美好的人生、帶給你幫助，將是我的榮幸。

試閱文字

內文 : 第1章　常見的3種錯誤報告方式，你是哪一種？
■為什麼回報事項，對方總是有聽沒有懂？
世界上可以分為兩種人，一種是擅長說明事物的人，另一種則是不善表達的人。如果是不善表達的人，可能會聽到對方對他說：

「我聽不懂你在說什麼。」
「我不是很明白你想說什麼。」
「剛剛說了老半天，所以你的意思是○○對吧？」

另一方面，如果聽到擅長說明事物的人的話，應該就能輕鬆理解原本自己不太瞭解的事情。又或者，有人不僅一開口就可以順利完成簡報、達成業務商談協議，甚至連閒聊都可以炒熱氣氛。擅長說明能讓溝通變得圓滑。
這其中究竟有什麼差異？有人說：「聰明的人一定很會說明」，但是否確實如此呢？舉例來說，大學教授絕對是聰明的人，但相信許多人都有這樣的經驗：大學課堂上總是因為課程無聊而想睡覺，或是教授的內容總是無法進入自己的腦袋。即使大學教授是聰明的人，上課的課程未必簡單易懂。
不只是大學，多數人認為學校中的學習很無聊，因此總是能說明得清楚明瞭，講話又風趣的老師，在任何時代都相當受歡迎。明明能成為老師的人都很聰明，但不代表都有良好的說明能力。
即使是聰穎的人，也未必善於說明。然而，優秀的上班族通常都善於說明事物。
我目前從事的工作是策略顧問，而優秀的顧問對人說明的能力都格外出眾，因為他們必須傳達關乎重大決策的內容，這會為顧客的生意帶來高達數億，甚至數百億日圓的影響，因此他們必須具備善於說明的能力。
在告訴你如何能變得更善於說明前，先來看看表達失敗、無法確實說明的人的特徵，以及他們犯了什麼錯誤。

◆聽者不只無法讓理解，還會讓更加混亂
說明是為了將自己想傳達的內容，確實讓對方理解，且通常存在「對象」。但不善說明的人不只讓人難以理解內容，甚至可能讓對方更加混亂。
「越聽越不明白」、「連他想說什麼都不太清楚」、「聽不懂他使用的詞彙」，你是否也曾有過別人這樣對你說明事情的經驗呢？這樣的人因為無法從聽者得到期待的反應，於是會更焦急地進一步解釋，不但最後得不到良好回應，反而讓談話像是陷入迷宮、找不到出口。
如果用一句話來解釋為什麼會發生這種狀況，是因為他們「無法整理對方的思緒」，而且許多情況下，都沒有做好以下這些事：

．沒有整理好要用什麼順序說明事情。
．沒有意識到聽者的理解程度。
．沒有確定好自己想要說什麼。

如果沒有確定好這些條件就開始進行說明，不只是聽者，連說話者的腦袋也會陷入混亂。

【Point】不善於說明的人，是因為沒有整理好對方腦中的思緒。



■想到什麼說什麼，難怪主管聽了一肚子氣
有人之所以會說明得讓聽者腦袋一團亂，多數情況都是弄錯表達順序。我們應該掌握的重點是，「思考順序」和「說明順序」並不相同。
這個道理乍看之下理所當然，但許多人都是依照自己思考的順序說話，或是直接將浮現腦中的想法說出口。對於可以一邊整理出適當順序，一邊說話的人當然不成問題，但大多數的人並非如此，而是想到什麼說什麼，造成事情總是無法順利傳達給對方。
這種說明只是自顧自地說話，並不是溝通。如果無法將想法傳達給對方，再怎麼表達都沒有意義。如果只依照自己方式說話，認為：「只要努力地表達，對方一定通聽得懂」，最後會變得以自我為中心。
舉例來說，我們以「帶著傘出門」來思考。如果是依照思考的順序說話，會變成這樣：

早上出門後，發現天空一朵雲也沒有，天氣很棒呢！當我正想著：『天氣真好，夏天來啦！』正打算邁步出門時，突然想起來：『啊！天氣預報說今天會下雨耶！』我們公司到最近的車站走路要五分鐘，下雨的話可就麻煩了，於是我決定回家去拿傘。結果後來就下了這場傾盆大雨。唉呀！果然是正確答案！

這段說明是根據時間經過的順序，表達自己的行動以及腦中思考的事。如果將這段文字分解，可以排列成以下資訊：

．早上從家裡出門。
．當時是好天氣。
．回想起天氣預報。
．辦公室離車站有一段距離。
．決定回家拿傘。
．結果下了傾盆大雨，還好有帶傘。

如果是朋友之間的閒聊，用這個順序說話當然沒有問題，不僅會成為一段開心的談天內容，即使只是依照自己思考的順序說話，對方也能理解你想說的事情。
然而，如果在商業場合上用這種方式表達，應該無法得到良好評價。如果這一段說明根本不知道你想表達的重點，對方可能會沒有耐心聽下去，甚至可能才講到一半，就會被對方喝斥：「搞不懂你想說什麼！」
假設以下是關於工作的內容，又會如何呢？

．離開辦公室，前往顧客的公司。
．想起顧客方的課長要調動到總公司。
．猶豫是否該買伴手禮過去。
．對方應該喜歡甜食，所以決定買些茶點讓該部門的員工一起享用。
．那位課長明天要到外地出差，這是他調職前最後的見面機會。
．既是打招呼的好機會，未來也可能和調動後的新陣容有商業往來。

如果用這個順序寫業務日報，應該會被主管或前輩説：「你在寫暑假作業的日記嗎？」依照思考順序或是行動的順序說明，對聽者來說，通常會被認為內容無關緊要。

◆掌握對方想聽的，才能成為一流的回報高手
看了前面這段文字可以明白，如果用思考的順序說明，便無法順利地讓對方瞭解你想傳達的事。想要讓自己變得更善於說明，必須以正確的順序表達。不過，如何「以正確的順序表達」呢？
你必須以「對方想聽的順序」說話，而非自己思考的順序。許多說話術的書籍都告訴你應該「從結論開始說」，也可以套用到這個案例。
「說明也是溝通」的本質便在於此，以容易表達或自己思考的順序說話無法讓對方理解，是因為並非對方想聽或是容易理解的順序。以雨傘的例子來說，聽者的重點是「有帶傘是正確解答」。
若是伴手禮的例子，重點應該是「還好有買伴手禮過去」，或者更深一層「有和對方總公司部門交易的可能性」，這兩者才是應該傳達的結論。剩下的部分都只是補充說明「為什麼帶著傘」、「為什麼買伴手禮過去（或為什麼感覺有機會和總公司部門交易）」。
某些情況下，由自己說明如何思考並採取行動也很重要。例如：對部屬、後輩說明自己行動的理由，希望他們也用同樣的思考方式採取行動。這時候順著時間仔細說明，應該是較好的做法。
要變得更善於說明，極為重要的關鍵是「依據目的，以正確的順序傳達事情」。

【Point】即使以自己的思考順序、體驗的順序說明，也無法順利讓對方理解。



■聰明的學者或專家，說話真的比較有趣動聽嗎？
◆專家說的話讓人難以理解的原因是……
有時候，我們會在新聞或電視節目看到「專家」上節目，而他們說明的內容是否真的容易理解呢？
雖然也有如池上彰先生（※譯註：池上彰是學者兼大學教授，也是著作等身的資深媒體人，曾任NHK「週刊兒童新聞」的節目主持人。表達風格簡單易懂，因此收視率極高，深受觀眾喜愛）般，總是能說得淺顯易懂的專家，但大多數的情況，專家說明的內容總是令人費解又不易明白。
說話簡單易懂的人會受到電視台重視，因此會經常讓這些人露臉。屏除這些人，大部分的專家通常說得總是讓人難以理解。為什麼專家的說明對外行人或是門外漢來說會難以理解呢？有幾個理由：

．專有名詞不容易懂，難以理解。
．聽者沒有充分的先備知識。
．說話者極度拘泥於內容的縝密度和正確性。

以上列舉出的因素，可以說是最具代表性的理由。若以一句話總結，是因為無法配合對方的理解程度。專家的話之所以難懂，原因在於他們沒有認清「聽者希望以什麼程度理解事物」。
用什麼樣的詞彙才能讓對方理解？專有名詞應該使用到何種程度？聽者想知道什麼？對方對這個話題的瞭解程度為何？這些問題完全不同。
如果是專家之間的對談，彼此之間會產生「說明必須縝密」的共識，對於專有名詞的理解或先備知識，也會在雙方清楚彼此程度的狀態下對談，因此即使是專業性的話題，也能順利讓對方理解。
然而，與非專家的人對話時，必須先掌握對方具備先備知識程度，以及想要理解的詳盡程度。
即使不熟悉對方的狀況，重要的是應該稍微交談和觀察狀態，配合對方能理解的詞彙或案例表達。如果沒有配合對方的理解程度調整內容和表達方式，則無法達到「簡單易懂地表達訊息」的目的。
舉例來說，在諮詢顧問業界，明明說話時彼此都能理解的內容，如果直接拿來與金融業、製造業等企業客戶對談，會碰上無法順利溝通的狀況。因為說話者使用的知識和詞彙，並非雙方所共有，因而導致發生問題。
因此向客戶說明時，採取何種措辭和表達方式，才能讓對方容易理解，就十分重要。相反地，為了理解客戶說的話，收集業界知識、瞭解業界用語，則對於顧問來說相當重要。
日常生活中也經常發生同樣的事。第一次購車、第一次出國旅行、第一次去吃法國料理時，你是否曾碰過店員或工作人員說明不夠貼心，或是難以理解的情況呢？
無法順利理解，是因為說話者沒有確實推測、考量對方的理解狀況。向某人說明事情時，你應該首先思考對方想知道的內容，並且將必要的資訊以正確的順序表達。

◆經常聽到「牛磺酸」一詞，但你能詳細說明嗎？
然而，有些人會故意把事情說得難以理解。他們刻意使用非一般用語的詞彙，藉以讓對方覺得好像很厲害、好像正確，也會被用來當作誇飾或是灌水的表現。原本可以簡單表達的事情，反而會故意選擇標新立異的表現方式。
最典型的範例，應該要屬「牛磺酸1000mg（毫克）」。營養補給飲料經常提到牛磺酸1000mg，但大多數人應該不太清楚這個份量究竟是否充足。說到底，應該也有許多人不清楚牛磺酸為何、有什麼功效。
雖然商品包裝或電視廣告上都會明顯地標示，因此消費者能理解這個成分應該具有某種良好效果，但能夠精確地說明「牛磺酸是什麼」的人，應該是極少數。
而且1000mg看起來含量很高，但只要改變單位符號，其實只有1g而已，也會感覺份量好像沒有那麼多。這種時候，專家應該會這樣說明：

「若持續給予老鼠服用牛磺酸，在平均每公克體重給予△毫克的情況下，與完全沒有服用牛磺酸的結果相比，產生╳╳的差異。」
「若考慮老鼠和人類的體重差異，只要每天攝取△毫克以上的牛磺酸一週以上，應該會產生╳╳的效果。」

以上兩段話，是與牛磺酸相關的話題，雖然並不耳熟，但曾經在電視廣告上聽過，印象中是對身體有益的東西。忽略專業因素，只要讓消費者產生「好像理解」、「去買看看」的想法即可。
在營養補給飲料的例子中，只要讓消費者聽起來好像有那麼回事，便算是達到充分說明的目的。甚至可以說，若專家說明太過詳細，反而會變得更難以理解。
然而，如果是自己要向別人說明事情時，應該配合對方的狀態調整表達方式。重要的是，應該避免讓對方「好像懂了」的情況下結束對談。

【Point】說明的詞彙或內容，都要具備配合對方的意識。

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