每天早上5分鐘, 建立你的筆記清單: 解決常常出錯、延遲、忙不過來的人, 提高3倍效率的五十個提案! | 誠品線上

內容簡介

內容簡介 工作忙昏頭,手邊事情一團亂,瑣碎的小事,總是在阻礙你的成功之道!現在你可以用「筆記清單」的方法,開始預先計畫,停止不必要的腦力浪費,快速找回你的時間主導權!職場工作大家一樣忙,如果你常常耗費心力在完成八成的瑣碎小事,當然沒有心力處理主要的事情,每天要做的事因此累積成小山,今天永遠在處理昨天的工作、或是彌補慌張完成而出錯的部分……。本書將解決你工作出錯、延遲、老是忙不過來的狀態,50個提案工作術,讓你提升3倍效率!◎就算時間再多也無法完成工作?是因為你沒做好「筆記排程」為什麼時間老是不夠用?因為你已經陷入忙亂的惡性循環了:期限將至→超時工作→精神渙散→忙中出錯→彌補錯誤→耽誤其他工作……。想要避免這樣的狀態不斷持續,得從問題的根本解決!打開你的筆記排程來檢視,這9個症狀是不是成為你的時間小偷!?●就算很累回到家,也忍不住滑手機、上網、看電視,削減睡眠時間,讓自己隔天沒精神。解決方案:在你每周筆記上安排,至少有一天睡滿8小時,才能保持足夠的精神做事!●明明知道這件事「很重要、非做不可」!但還是拖到最後才開始動手……解決方案:工作紀錄用性質做分類,從馬上就能做的事開始處理,做事就不會晚一拍!●工作筆記明明有設截止日期,但到了快截止的時候才發現來不及了!?解決方案:做事要有計畫,除了截止日期,還要把開始的日期標示清楚!◎用「筆記清單」微調你的工作順序,找回時間主導權「徹底檢視自己的工作,並條列整理、規劃。」這樣的筆記很理所當然,實際上執行的人並不多,因為嫌麻煩、覺得不訂計畫也能趕上……。現在你可以決定要繼續疲於奔命地應付工作行程,或是將其清單化,徹底掌握進度與執行狀況!在工作截止日前,預留空檔來應對所有可能發生的意外。你得預料提交前會遇到的阻礙,設立彈性處理時間,才不會趕上提交期限卻出一堆問題。比起待辦事項,完成清單更能展現你的實戰績效。除此之外,只要查看完成清單,就可以知道是否會有突發狀況需要處理!以15分鐘為單位,客觀檢查一天的工作有沒有哪裡浪費太多時間。首先注意花費時間超過預期的工作,徹底了解自己是否有妥善運用一天。◎不斷追加緊急事件的「大忙人」,7方法教你完美應對!計畫永遠趕不上變化,手邊任務還沒結束,臨時安插的任務又一項一項擠進來,火燒屁股越來越失控了,怎麼辦?別急!7個方法幫你快速修正軌道,還可以從經驗中學習避免重蹈覆轍,面對難關一樣有好效率!重整:一週預留兩個小時空檔,行程不塞滿!遇到緊急的任務臨時加進來時,爆滿的行程才不會一口氣打亂所有工作節奏!●分類:工作分四類,排定優先順序需要委託他人的事,處理時間得拉長就必須先處理,自己就能做的事則放到後面。暫停:用盡各種方法都無法決定時,嘗試全部先停止評估「沉沒成本」和「持續修正的成本」,與「從頭開始的成本」做比較,試著阻止更糟的事情發生。◎你的偉大夢想,就從每天早上五分鐘開始建立善用一早短短的時間打開筆記確認:今天一整天該如何應用。該如何過你未來想要的人生,透過白紙黑字可以不斷提醒自己朝著目標前進!寫下夢想的未來,就能進一步細想要如何實踐它不用描繪得太具體,目的是要設定方向,才知道為了實現生活你要如何動起來。階段性做足準備,有目標就不會盲目失去方向重視為準備而準備的規劃,並且保留一段時間,專門用來強迫自己思考、面對問題。不一定要有遠大的夢想,踏實完成眼前每一件小事也是大成就夢想可以不用大,只要自己有希望達成的事,就盡力去完成!推薦序 提升工作效率,從停止不必要的腦力浪費開始文╱Zen大(全職文字工作者與讀寫訓練講師)聽說大前研一的辦公用具、內衣褲襪,皆採買相同款式,為的是不浪費時間挑選,可以把心力節省下來,用在更重要的工作決策上。工作容易忙亂,甚至過勞,當中有一部分並不是因為工作量過多,而是經常見招拆招,每一件事情都耗費心神處理。浪費太多寶貴時間和腦力在不該浪費的地方,等到真正需要耗費時間和腦力的工作上門,卻已精疲力盡,做不動了。近年來腦科學研究發現,每個人每天可以用來思考與判斷的腦能量是固定的,決定一件小事雖然用掉的能量不多,但還是會消耗一定的腦能量。如果讓小事用掉大半的腦能量,大事恐因腦力不足而停擺或脫序。如果要讓工作有效率,應該試著將工作模組化,事先做好規畫、分類,裁切成適當的大小尺寸,減少浪費寶貴的腦能量,不要什麼事都要花精力判斷。別看不起工作中微不足道的小事,這些事會耽誤工作並耗損執行。職場中的菁英工作者,要不就將這些小事外包給助理,將心力放在重要大事上;要不就事先通盤思考,一次做好決定(再定期審視是否需要調整)。職場菁英能贏,靠的就是不浪費時間與腦力在小事上。該如何有效地管理日常工作中的大小事,好提升工作效率,優雅而不忙亂的工作,準時而不需要加班?吉山勇樹的《每天早上5分鐘,建立你的筆記清單》,很值得推薦。吉山在書中提醒讀者,不想疲於奔命地應付工作行程,一定要事先通盤思考與規畫工作流程的每一步,將其清單化,訂下工作的起迄日,預估執行工作所需的時間,再定期檢視已完成的成果,檢討修正。這套管理工作的流程與方法,和我十年來一直在用的工作進度管理技巧很像。每個月初,我會先將當月表定的工作分量和執行時間,全都羅列出來,每完成一件工作後就記錄下來,每天檢視當月工作未╱已完成比率,徹底掌握工作進度與執行狀況。每個月底自我檢討,再以此月工作成果制訂來月的工作目標與進度,不斷推進。根據我的經驗,精確執行工作管理的好處是,雖然工作量隨著入行時間不斷增加,但妥善安排的結果,仍能規律且有效地執行,不至於忙昏頭,更不會給自己安排忙昏頭的工作量。唯有一直維持高效率且不因忙亂而出錯的工作狀況,才能將意外降到最低,執行效率提到最高,在少錯多贏的狀況下,逐步成長且不斷創造獲益,成為職場上的一流菁英。吉田的書裡有很多具體可執行的建議,總是為工作忙亂而困擾的你,不妨花點時間閱讀本書,將書中技巧融入工作中吧!擺脫忙亂,擁有不出錯的人生「每天要做的事情好多,搞得我好慌亂。」「因為出門時很慌張,結果忘記帶東西了。」「今天上班被突如其來的狀況弄得亂七八糟。」就像以上的情況,現代人不管在生活上或工作時,忙亂的情況總是不斷在發生。雖然大家對於這些狀態可能已經習以為常,但是本書的目的就是要教大家,要怎樣才能擺脫忙亂。因此,我想先好好定義「忙亂」的狀態。翻開字典,對於「忙亂」的定義,就是「慌張地引起騷動」。這讓人馬上聯想到一個人忙亂到無法冷靜的樣子。大家知道「忙」這個字是怎麼來的嗎?左邊「豎心旁」部首代表一顆心站著,而右邊的「亡」,則代表這顆心已經死了。因此所謂忙亂,就是指人忘記聆聽自己的心聲及感情,埋頭在眼前的事情上。此外,忙亂這種狀態,也可以解釋成慌張。大家在什麼時候,會變得很忙亂呢?早上準備上班時,很忙亂。工作截止期限快到時,很忙亂。遇到突發緊急狀況時,很忙亂。就像這樣,雖然每個人多少都有一些差別,但是容易慌張的情況大致都限定在以下這些時候:一、事前準備不足二、時間管理不足三、風險預估不足只要大家能夠了解自己最容易陷入哪一種狀況,就能夠「擺脫忙亂」。本書第一章會介紹忙亂的人擁有的症狀,第二章則是介紹避免忙亂要先做好的心理準備,第三章介紹避免忙亂的工作管理,第四章則是避免忙亂的溝通,第五章介紹避免忙亂的計畫和習慣,第六章是遇到忙亂時的緊急應變,第七章則是介紹不忙亂的生活方式。本書不只會教大家避免忙亂要做的心理準備和認知,也會毫不保留地教大家一些具體的方法。在閱讀的過程中,你會發現這本書介紹的內容,不只能夠運用在工作上,也可以運用在生活中。也就是說,人生很多事,其實道理都可以互通。因此,這可以說是為了讓大家能夠在人生中不迷失、保持冷靜、腳踏實地,並穩健行動的一本書。不過,光是在腦中理解這些道理,並不代表實際上一定做得到。事情不是因為理解所以做得到,而是因為做到了,所以能夠更理解。要是本書有任何一項要領會讓你想試試看,就請先付諸行動吧。希望這個動作,能夠為你的工作和人生,帶來更美好的變化。

各界推薦

各界推薦 ◎媒體推薦商業週刊、蘋果日報職場專欄作家/謝文憲全職文字工作者與讀寫訓練講師/Zen大

作者介紹

作者介紹 ■作者簡介吉山勇樹Hybrid諮商股份有限公司執行長。大學時代曾參與新創企業的創立及營運,畢業後在知名通訊事業公司擔任新興事業開發負責人。以專案經理的身份,提供以虛擬行動網路(MVNO)為首的行動系統解決方案、規畫客戶關係管理(CRM)策略、建立新營業部門等,在各項專案上都十分活躍。之後,擔任培育人才顧問公司的董事及社長,然後自行創業。一年當中,超過兩百天為企業、團體舉辦研習與演講,更協助兩百家以上的公司,在組織活化、業務改善、專案諮詢、減少加班及增加工作效率等方面,獲得實際成效。現在,與國立大學共同推動提升社會人士基礎能力的專案計畫(經濟產業省),事業範圍非常廣泛。 著作有銷售突破12萬冊的《犀利員工零加班!3倍效率工作術》,以及《一定做得到的效率工作法》、《搶得先機!提升3倍效率的工作預測力》等。■譯者簡介易起宇台大經濟系畢業。日劇迷,自學日文超過10年,平時以在網路上幫網友翻譯日語為樂。譯作有《如何看懂一支股票的題材&故事》、《漲跌,我都要賺》、《回話的藝術》、《黑心券商和政府不告訴你的大跌徵兆》、《交辦的勇氣》、《賺100%的紀律投資法》等。

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產品目錄 推薦序 提升工作效率,從停止不必要的腦力浪費開始前言 擺脫忙亂,擁有不出錯的人生第一章 忙不過來是老闆「太機車」,還是你與生俱來的「壞習慣」?【壞習慣1】沒有設定「起始點」,臨近截止日期才開始慌亂【壞習慣2】被動接下任務時,忘記自己為何而戰【壞習慣3】懶得列清單寫筆記,常做沒有計畫的行動【壞習慣4】非做不可的事,總是拖到最後一刻才開始【壞習慣5】「自己做比較快」、「不懂得拒絕」這兩類型工作永遠做不完【壞習慣6】把超忙掛嘴邊想博取認同,其實是在宣傳你自我管理太差【壞習慣7】盲目樂觀,沒有為自己留下「迴避風險的安全機制」【壞習慣8】每天加班都在處理「前一天被拖延的工作」【壞習慣9】想到什麼做什麼,用更多的時間彌補過去犯下的錯誤第二章 用9個SOP標準動作,俯瞰你所有「工作清單」【停下來】暫停的勇氣:用一分鐘阻斷惡性循環【理頭緒】治標不如治本,找到「忙亂」的根本著手改善【做八成】不必事事力求完美,設定你的「合格基準線」【想目的】分階段掌握整體概況,細節在其次【立即做】三分鐘就能完成的工作,你必須馬上做!【模式化】設定原則和套用模式,建構專屬於你的SOP【別猶豫】列清單決定你的工作範圍,就不會每件事都掉漆……【建自信】別為自己設限,未來掌握在自己手上【平常心】用最壞的打算,做最萬全的準備第三章 用筆記清單微調你的「工作順序」,找回時間主導權【清單1】每天早上最重要的5分鐘,寫下你今天的工作計畫【清單2】分享你的筆記,讓主管知道彼此的工作進度【清單3】設定起始日,才不會養成「明天再說……」的想法【清單4】一張表化解每件事都是「急件」的危機【清單5】小心隱藏關卡!在工作截止日前安插中途檢查點【清單6】用一條龍式的思考模式安排工作,減少遺漏和重複的作業【清單7】比起待辦事項,完成清單更能展現你的實戰績效【清單8】以15分鐘為單位,客觀檢視一天的工作狀況第四章 用「同步溝通法」,讓你的工作清單有效傳達每個人!五步驟溝通術,正確傳達訊息零落差依照「商、聯、報」的順序,讓你省下白作工的麻煩開會閒聊打亂排程…不得罪人的提醒方式怎麼做?用一點回話的藝術,委婉拒絕別人隨意丟來的工作孤軍奮戰嗎?這樣說話,讓同事成為你強而有力的後盾!提出大家共同的問題點,就能集結共識找到隊友根據對方想知道的內容正確做回應,就不會溝通失去交集「平、短、連」的說話技巧,能讓對方跟著你的步調走別侷限你的溝通模式,只要能傳達,甚麼方式都可以嘗試第五章 「斷、捨、離」排程法,讓你腦袋不再一團漿糊!【離字訣】兩種準備的模式,讓你擺脫「趕時間」的壞習慣【斷字訣】猶豫不決會讓你浪費時間停在原地,訓練自己當機立斷吧!【斷字訣】把會議的目的分成三個階段,就能建立共識並付諸行動【捨字訣】你的人生不該只有工作,學會「計畫性悠哉」喘口氣【離字訣】預留你的「B計畫」,不怕臨時有萬一【離字訣】運用零碎的時間思考,像是……【斷字訣】找出規則失控的週期,在影響還不大時逐一修正【離字訣】科技化時代得善用,讓Google Map為你模擬行動路線【捨字訣】定期淘汰雜物,只留下你真正會用到的東西第六章 不斷「被追加緊急事件」的你,7方法完美應對!【重整】行程不塞滿!預留兩個小時,調整延遲的進度【暫停】喊暫停的勇氣,能避免已發生的錯誤繼續錯下去【冷靜】劃分「15分鐘原則」讓你忙中不出錯【分類】將工作分四類,就能找出要「立刻執行」的任務【整理】積極改變現有狀態,一點一點的修正偏離的軌道【歸零】隨時確認工作目的,才不會偏離目標【檢視】察覺自己失去冷靜的徵兆,請他人幫忙提醒第七章 你的「夢想清單」,就從每天早上五分鐘開始建立寫下夢想的未來,你就能具體規劃出執行的方法慢工出細活,偶爾撇開效率更能確保你的工作品質別將「沒有動機」當藉口,該做的時候就得做找到做事的節奏,就算有突發狀況也不怕階段性的做足準備,你就不會盲目的失去方向不一定要有遠大的夢想,踏實的完成眼前每一件小事也是大成就再忙,也不要忘記傳達「感謝」的心意踏出步伐你才能前進,人生的道路得由你自己開拓

每天早上5分鐘, 建立你的筆記清單: 解決常常出錯、延遲、忙不過來的人, 提高3倍效率的五十個提案!:工作忙昏頭,手邊事情一團亂,瑣碎的小事,總是在阻礙你的成功之道!現

書名 / 每天早上5分鐘, 建立你的筆記清單: 解決常常出錯、延遲、忙不過來的人, 提高3倍效率的五十個提案!
簡介 / 每天早上5分鐘, 建立你的筆記清單: 解決常常出錯、延遲、忙不過來的人, 提高3倍效率的五十個提案!:工作忙昏頭,手邊事情一團亂,瑣碎的小事,總是在阻礙你的成功之道!現
作者 / 吉山勇樹
出版社 / 大樂文化有限公司
誠品26碼 / 2681406543001
ISBN13 / 9789869386708
ISBN10 / 9869386709
EAN / 9789869386708
裝訂 / 平裝
頁數 / 224
語言 / 中文 繁體
級別 /
尺寸 / 21X14.8CM